Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo a los procesos administrativas en el área de desempeño asignada, frente a la atención de los asuntos y actividades relacionadas con el cumplimiento de los lineamientos y directrices institucionales que implican una relación directa con la atención al usuario tanto interno como externo y los procedimientos propios de la gestión documental establecidos por la entidad.
Entidad
Alcaldia Convencion.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquiera de sus modalidades
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de car�cter manual, mec�nico o electr�nico o adoptar mecanismos para conservaci�n, el buen uso, evitar p�rdidas, hurtos o el deterioro de los mismos.
- Dar trato adecuado y respetuoso al p�blico en general.
- Proyectar las constancias o certificados sobre tiempo de servicios del personal que labora o labor� en el Municipio y entregar copia de las Actas de Posesi�n.
- Proyectar respuestas de la correspondencia que se le asigne.
- Desarrollar las dem�s funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el �rea de desempe�o del cargo para lograr los objetivos misionales de la administraci�n.
- Mantener discreci�n y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en raz�n de sus deberes y responsabilidades.
- Apoyar la revisi�n de los estudios previos y de conveniencia dentro de los par�metros del ordenamiento legal.
- Proyectar informes que se requieran en la dependencia y que le sean encomendados.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de c�lculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet.
- Contribuir de manera integral al desarrollo de los procesos establecidos por la entidad, para los tr�mites de las diferentes etapas de procesos contractuales.
- Realizar los inventarios f�sicos de la Entidad por lo menos una vez al a�o y determinar el estado de los mismos a trav�s del correspondiente informe.
- Organizar los procedimientos y manejo de los elementos y materiales depositados en el almac�n, llevando el correspondiente registro y control de acuerdo a las disposiciones vigentes en materia contable de elementos devolutivos y de consumo, tanto de los elementos de uso propio de la Entidad como los elementos y materiales adquiridos para la distribuci�n en las diferentes dependencias y programas que ejecute al Entidad.
- Verificar que los elementos que ingresen al Almac�n, correspondan a la cantidad, calidad y caracter�sticas con que se adquieren.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y responder a las directrices del Modelo de Evaluaci�n de Control Interno MECI y dem�s criterios adoptados por el Sistema de Calidad de la Alcald�a.
- Elaborar informes que le solicite su jefe inmediato.
- Llevar y mantener actualizados los registros de car�cter t�cnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Adelantar las acciones que se requieran para la recepci�n, embalaje, administraci�n, custodia y entrega de los bienes e insumos necesarios para el eficiente funcionamiento de la entidad.
- Garantizar y establecer un orden de atenci�n a las personas que soliciten audiencia con el Alcalde Municipal o jefe Inmediato.
- Redactar, proyectar y digitar oportunamente documentos, cartas, oficios, informes, comunicaciones en general y actos administrativos; tomar dictado, apuntes y realizar las correspondientes transcripciones; alimentar bases de datos y dem�s trabajos que le sean asignados por el superior inmediato.
- Revisar, clasificar y controlar los documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Dar seguimiento a la correspondencia distribuida para comprobar su tr�mite respectivo, ante la instancia competente.
- Manejar con discreci�n la informaci�n y la correspondencia recibida.
- Responder por el buen estado y uso de los elementos de trabajo que se encuentren bajo su responsabilidad.
- Apoyar log�sticamente la realizaci�n de todas las funciones de la dependencia.
- Organizar y garantizar cuando sea necesario, el transporte y entrega de bienes.
- Ayudar a mantener actualizadas las novedades de personal, lo mismo que el archivo de las hojas de vida.
- Responder y garantizar por la custodia adecuada de los equipos, bienes y enseres de la Entidad.
- Llevar los libros radicadores de registro y consecutivos de todos los actos administrativos que se generen en la dependencia asignada.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de la Dependencia relacionados con su �rea de desempe�o.
- Establecer las comunicaciones telef�nicas solicitadas por el Alcalde Municipal y/o Jefe inmediato.
- Efectuar de manera constante el proceso de ingreso y egreso de elementos con el fin de verificar en tiempo real, en la medida que se requiera, la existencia de materiales y elementos.
- Atender adecuadamente a las personas que se presentan en la Dependencia asignada, y atender los planteamientos, requerimientos y solicitudes recibidas de manera verbal e informar al superior inmediato.
- Garantizar el despacho oportuno de elementos y materiales a las diferentes dependencias.
- Recibir, revisar, custodiar, controlar, ubicar y distribuir los elementos que adquiera la Entidad, de acuerdo a las especificaciones y a las normas y procedimientos establecidos.
- Llevar control peri�dico de las necesidades de papeler�a, �tiles y dem�s elementos de consumo de la dependencia asignada.
- Organizar o manejar el archivo de la Dependencia asignada y llevar en completo orden la gesti�n documental, de acuerdo a la tabla de retenci�n establecida por la Entidad.
- Orientar a los usuarios y suministrar la informaci�n que le sea solicitada de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Contribuir al desarrollo oportuno de las diferentes etapas de los procesos contractuales adelantados por la dependencia, de conformidad con los procedimientos y requisitos se�alados por la normatividad vigente.