Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistirle y prestarle apoyo de servicio administrativo a su jefe inmediato, coordinando los procesos administrativos de soporte necesarios y estableciendo la coordinación operativa respectiva con las distintas dependencias de la Administración Municipal y con el público en general.
Entidad
Alcaldia Tibu.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Alternativas:
- Un año de educación Técnica
Requisitos de experiencia
veinticuatro meses de experiencia profesional relacionada.
Alternativas:
- Un año de experiencia
Funciones del cargo
- Proponer cambios o mejoras a su sitio de trabajo para lograr mayor eficiencia en susactividades.
- Recibir, radicar, redactar y organizar comunicaciones oficiales para la firma del jefe inmediato y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Orientar y suministrar oportunamente la información solicitada por los usuarios internos y externos en los asuntos propios de su conocimiento y competencia.
- Mantener actualizada la agenda de actividades que realiza el Jefe y comunicarle diariamente sobre los compromisos.
- Mantener organizadas las existencias de útiles y de materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades de éstos.
- Mantener la discreción y confidencialidad en los documentos e información que así lo requieran.
- Desempeñar las labores auxiliares administrativas que le sean delegadas, con dedicación, cumpliendo con los plazos, la calidad y los resultados posibles esperados.
- Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
- Atender en forma correcta y eficiente al teléfono y al público que visita la oficina e informar oportunamente al respectivo jefe sobre las llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que debe cumplir.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Colaborar en la realización de las funciones operativas de la respectiva dependencia.
- Apoyar la elaboración de los documentos y actos administrativos que van para la firma de sujefe inmediato, verificando el cumplimiento de los requisitos legales.
- Aplicar los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad inherentes al desempeño de susfunciones.
- Realizar labores propias de los servicios generales que demande la institución.
- Redactar la correspondencia u oficios que le asigne sujefe inmediato.
- Coordinar el recibo y envío de la correspondencia de la dependencia a personas naturales, dependencias de la Alcaldfa, entidades públicas o privadas.
- Participar activamente en las reuniones de trabajo que sea convocado.
- Aplicar el Proceso de Gestión Documental y sus respectivos procedimientos.
- Apoyar la elaboración, redacción, digitación e impresión de todos los documentos que le ordene el superior inmediato.
- Dar cumplimiento a la Ley 951 de 2005 o normas que la modifiquen, respecto a presentar oportunamente informe de gestión y acta deempalme, cuando se presente la novedad de separación del cargo.
- Apoyar a su dependencia en la formulación, gestión y ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de’ los sectores de su competencia.
- Llevar en forma correcta y actualizada, de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que se le encomienden.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Hacer las citaciones y notificaciones de las decisiones de carácter particular o concreto emitidas por la dependencia a la cual se encuentra asignado.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros de hoja de cálculo, presentaciones en software relacionado y Power Point, y manejar aplicativos de internet.
- Llevar el control y seguimiento a las labores Secretariales y auxiliares administrativas que le sean delegadas para su oportuna ejecución y entrega.
- l. Recibir y atender respetuosamente al público que acuda al despacho de su jefe inmediato, comunicándole si es pertinente la solicitud para ser atendido u orientándo los hacia las demás secciones que puedan solucionar susinquietudes.
- Utilizar adecuadamente los útiles y los equipos a su cargo y mantener la oficina en perfecto estado de orden y presentación.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Recibir las llamadas telefónicas, tomar nota y comunicar el mensaje con la mayor brevedad posible.