Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores de apoyo administrativo y asistencial, en lo referente a los asuntos propios y atención al público en las secretarias de despacho a la cual fueron asignadas para el desarrollo de aquellos trámites administrativos inherentes a los objetivos del área de su competencia, así como todos los trámites de la secretaria a la que es asignada
Entidad
Convocatoria Municipios Priorizados Alcaldia Puerto Rico.
Requisitos de estudios
• Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria y curso básico de secretariado. • Máximo:Diploma de bachiller en cualquier modalidad y curso básico de secretariado
Requisitos de experiencia
• Doce (12) meses de experiencia laboral afines al cargo • Seis (06) meses de experiencia laboral afines al cargo
Funciones del cargo
- Atender la comunidad que requiera los servicios de la secretaria a la cual fue asignada.
- Contestar las llamadas telefónicas y darles el trámite correspondiente.
- Transcribir la información que le asigne el Jefe inmediato, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Orientar al cliente interno y externo suministrándole información, documentos o elementos, deconformidad con los trámites, procedimientos y autorizaciones establecidos.
- Informar a su jefe inmediato sobre llamadas telefónicas, correos electrónicos, programación de reuniones y demás actividades que se presenten, para garantizar el cumplimiento oportuno a las mismas.
- Entregar los documentos, encargos y demás diligencias y colaborar en la tramitación de los asuntosque sean asignados alasecretaria.
- Manejo de los equipos de comunicación del despacho de la secretaria (correo electrónico, teléfono, fax, etc.).
- Mantener actualizado y organizado el inventario de los elementos de consumo que requiere laoficina, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecución de los procesos.
- Transcribir los dictados y trabajos que requiera el jefe, utilizando las normas estipuladas para cadacaso, garantizando su comprensión y presentación.
- Transcribir resoluciones, constancias secretariales y demás actos administrativos propios de la secretaria donde está asignada para la aprobaciónde su jefe inmediato y notificarle al interesado.
- Organizar el archivo y documentos del área asignada, mantenerlos actualizados y responder por su custodia y cuidado.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo de Evaluación de Control Interno MECI y los criterios adoptados por el sistema de Calidad de la Alcaldía.
- Desarrollar las demás funciones asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo para lograr los objetivos misionales.