Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar,apoyar y organizar las actividades de apoyo administrativo y desarrollar con eficiencia las actividades de secretariado y recepcion en la dependencia ,para garantizar su normal funcionamiento.
Entidad
Alcaldia Aipe.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller
Alternativas:
- no existen
Requisitos de experiencia
Seis meses de Experiencia laboral relacionada
Funciones del cargo
- Recibir , radicar ,clasificar y distribuir la correspondencia y documentos tramitados en la dependencia de acuerdo con las prioridades e instrucciones recibidas.
- Manejar los sistemas operacionales de gestión básica en el campo de la informática y colaborar en los procesos de automatizacion de la dependencia cuando sea de su competencia.
- Manejar el fax y demas ayudas tecnológicas cuando se de su competencia .
- Procurar la organizacion técnica de los archivos de gestión , como parte del patrimono cultural del Municipio,y mantener e integrar en el archivo,los documentos producidos por las dependencias de la administracion municipal,y aquellos que se reciban en custodia.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel,la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Colaborar en los aspectos logísticos necesarios para llevar a cabo reuniones que deba organizar el superior inmediato.
- Proponer y adelantar acciones para la consecución de información y documentos indispensables para la elaboración de estudios,de proyectos y programas de la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato.
- Atender y orientar al público personal y telefónicamente suministrando la informacion necesaria y precisa de acuerdo con las consultas realizadas
- Responder por la presentación de la dependencia.
- Promover la cultura de auto control y auto evaluación e implementar las acciones de control interno establecidas por el Despacho del Alcalde , para garantizar la efectividad y operación del sistema de control interno.
- Participar y colaborar en la implementación de sistemas de información que garanticen la agilidad y confiabilidad del flujo de la misma , para apoyar el proceso de toma de decisiones y la interacción entre las dependencias.
- Asistir al jefe inmediato en los asuntos administrativos que le competan , para agilizar los tramites de la dependencia.
- Coordinar la agenda del superior inmediato, informándole oportunamente los compromisos adquiridos.
- Realizar la transcripción mecanografia y/o en equipos de informática de los actos administrativos ,oficios y demás documentos que se requieran en la dependencia.
- Facilitar con precisión y oportunidad la información y documentación oficial del Municipio,en uso al derecho constitucional de la información.
- Realizar registros que permitan obtener información estadística para determinar las necesidades de los usuarios de la dependencia ,los servicios más solicitados y los puntos críticos en la atención de los mismos , y adelantar oportunamente acciones ordenadas por su superior inmediato ,siguiendo sus orientaciones de forma precisa.
- Mantener actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramiten en la dependencia , buscando agilidad en los procedimientos.
- Alimantar y manejar los sistemas de informacion de la dependencia de forma oportuna y siguiendo las instrucciones impartidas por su superior y los procedimientos establecidos.
- Realizar oportunamente los pedidos de elementos requeridos en la dependencia para su normal funcionamiento.