Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo administrativo que garanticen la atención integral a usuarios internos y externos, el desarrollo de los procesos de archivo y correspondencia y las demás actividades asistenciales requeridas para el desarrollo óptimo de los procesos a cargo de la dependencia.
Entidad
Alcaldia San Carlos Guaroa.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Atender en forma correcta y eficiente al teléfono y al público que visita la oficina e oportunamente al respectivo jefe sobre las llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que debe cumplir.
- Manejar según las instrucciones del jefe de la dependencia el correo electrónico institucional y mantenerlo informado diariamente de todos los mensajes recibidos.
- Ejecutar tareas y actividades de carácter administrativo y operativo, para el cumplimiento de las funciones y competencias de la dependencia.
- Realizar labores propias de los servicios generales que demande la institución.
- Realizar el cargue de información en el SUIT y en cualquier otra plataforma en la que la dependencia deba cargar información.
- Elaborar y transcribir circulares, memorandos, oficios, documentos, informes, cuadros, correspondencia que se le encomiende conforme a instrucciones que reciba o los que deba expedir la dependencia.
- Realizar las citaciones y notificaciones de los actos administrativos que se expida por parte de la dependencia en ejercicio de sus funciones y sus competencias.
- Recibir, radicar, organizar y entregar la correspondencia y documentos de acuerdo con el sistema de gestión documental.
- Tramitar pedidos de suministro de equipos y elementos de oficina, necesarios para el funcionamiento de la dependencia.
- Orientar al usuario interno y externo suministrándole información, documentos y elementos que permitan clarificar y agilizar los procedimientos y trámites.
- Informar al Comité de Archivo Municipal, el avance sobre la ejecución del plan de mejoramiento.
- Las demás funciones que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, el área de desempeño y necesidades del servicio.
- Identificar los archivos de gestión, que no cumplan con las normas y procedimientos internos vigentes, priorizando aquellos que se encuentren por fuera de los tiempos establecidos para su transferencia al Archivo Central.
- Las demás funciones que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, el área de desempeño y necesidades del servicio.