Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Servir de apoyo logístico en todas las actividades y funciones que debe cumplir el superior inmediato
Entidad
Alcaldia Saladoblanco.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Un año de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Colaborar en los procedimientos para la recepción verificación del lleno de los requisitos, correspondencia del área de desempeño y programa estratégico.
- Orientar a los contratistas en temas relacionados con los requisitos, la programación, y en general en todo lo pertinente a los contratos que se vayan a suscribir.
- Mantener actualizado el archivo vivo de la Contratación (el de la vigencia fiscal y los contratos en ejecución).
- Mantener al día las novedades de personal y actualizado el archivo de hojas de vida con el lleno de los requisitos legales.
- Efectuar los trámites necesarios antes los diferentes equipos y áreas de desempeño relacionados con el recibo y entrega de documentos y correspondencia en general.
- Redactar y preparar la correspondencia especial que disponga el superior inmediato, así como los documentos de rutina.
- Llevar a cabo la realización de las afiliaciones de los funcionarios a la seguridad social y diligenciar las liquidaciones.
- Proporcionar la información básica a los funcionarios autorizados sobre asuntos relacionados con el área de desempeño.
- Colaborar con el desarrollo de las actividades del equipo de trabajo y área de desempeño de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Informar oportunamente sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.
- Recibir, radicar y archivar documentos y datos, así como distribuir correspondencia de acuerdo con las instrucciones impartidas.
- Velar por la adecuada presentación de la oficina y responder por el estado y conservación de los equipos y elementos bajo su cuidado.
- Atender al público personal y telefónicamente, registrar los mensajes y suministrar información sobre los asuntos de la administración, el programa, equipo y área de desempeño de acuerdo a las instrucciones recibidas.
- Custodiar las hojas de vida.
- Las demás relacionadas con el empleo y las que le asigne el superior inmediato, acorde con la naturaleza del cargo.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el despacho y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Realizar todas las actividades auxiliares y de apoyo relacionadas con dependencia.
- Colaborar con el superior inmediato en la elaboración de la agenda de trabajo y recordarle oportunamente los compromisos.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter administrativo o financiero del equipo de trabajo de acuerdo con las instrucciones recibidas y responder por la exactitud de los mismos.
- Apoyar las actuaciones administrativas que se requieran en materia de contratación y administración del personal.
- Ejecutar los procedimientos complementarios y auxiliares e instrumentales del equipo de trabajo y área de desempeño a la cual estuviera asignado.
- Elaborar las certificaciones de tiempo de servicio o constancias contractuales que le sean requeridas.
- Seguir las normas y procedimientos de seguridad establecidos para la conservación de la información y los procesos sistematizados.
- Velar por el derecho de petición a que tiene derecho todo ciudadano.
- Participar en la actualización de los registros de la correspondencia tramitada por el equipo de trabajo del área de desempeño, de acuerdo con las instrucciones impartidas.
- Llevar un registro diario de la totalidad de contratos y mantenerlo actualizado para efecto de aportar información interna y la solicitada por las autoridades competentes.
- Efectuar diligencias externas cuando por las necesidades del servicio, así se requiera.
- Colaborar con el proceso de vinculación, reclutamiento y selección de personal en coordinación con el superior inmediato.
- Hacer la transcripción mecanográfica o electrónica de cartas, oficios, memorandos, circulares, informes, constancias, permisos, resoluciones, contratos y demás documentos solicitados por el jefe inmediato.
- Elaborar cuadros e informes relativos al área de desempeño, con la oportunidad y periodicidad requerida.
- Solicitar oportunamente a las demás dependencias los documentos y soportes que se requieran para la legalización de contratos.