Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistir a la dependencia donde se ubique el cargo, en la organización administrativa y atención al público para el cumplimiento oportuno de sus funciones, así como desarrollar actividades de sistematización, digitación de textos, manejo de archivos y correspondencia.
Entidad
Alcaldia Paicol.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en Cualquier Modalidad
Requisitos de experiencia
Un (1) año de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Colaborar en los procesos y acciones implementados para la selección, vinculación promoción del personal, conforme a la Ley 443 de 1998, y decretos reglamentarios.
- Apoyar al secretario de Planeación en cada uno de los asuntos administrativos y técnicos que sean necesarios para la elaboración del plan de desarrollos.
- Realizar el recaudo efectivo de los diferentes impuestos, tasas, contribuciones, multas, y demás tributos que ingresan al tesorero municipal de conformidad con lo establecido en los acuerdos de arbitrios rentísticos y expedir los recibos correspondientes.
- En relación con las funciones Financieras y Contables que le sean encomendadas:
- Liquidar y elaborar las cuentas para el pago de toda clase de prestaciones sociales adeudas a los servidores públicos del municipio.
- Colaborar en el proceso de inducción, capacitación y adiestramiento del personal vinculado a la dependencia.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en el despacho, y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Elaborar los certificados de disponibilidad presupuestal.
- Hacer Transcripción mecanográfica o electrónica de toda clase de documentos que le sean solicitados por el superior inmediato.
- Preparar diariamente las respectivas consignaciones y presentarlas al Tesorero junto con los valores a consignar, y realizar los respectivos depósitos o consignaciones ante los bancos.
- Colaborar con el correcto manejo del libro de control presupuestal.
- Elaborar los pedidos de elementos y útiles de escritorios necesarios para el buen funcionamiento de la dependencia y responder por ellos.
- Fijar en cartelera los documentos que sean de interés público.
- Colaborar en la preparación de informes mensuales y anuales de la ejecución presupuestal y otros informes sobre los programas que adelante el municipio.
- Llevar ordenadamente la agenda del jefe inmediato, y comunicar a los interesados el lugar, fecha y hora de las reuniones programadas y/o coordinadas por el superior inmediato.
- Llevar al día en libro de actas de posesión de los servidores públicos, expedir los certificados de tiempo de servicios solicitado por los interesados.
- Llevar actualizado el libro de radicación y control de Decretos, Resoluciones, Actos Administrativos y contratos.
- Enviar al archivo central la correspondencia y documentos, cuanto estos hayan prescrito su tiempo de permanencia en las oficinas y velar por la conservación y correcto manejo del mismo de conformidad con los procedimientos técnico.
- Recibir, radicar y distribuir la correspondencia interna y externa recibida y despachada.
- Llevar ordenado y actualizado los respectivos libros auxiliares de caja de recaudo de impuestos.
- Realizar la liquidación de los contratos y órdenes de trabajo celebrados po9r la administración.
- Transcribir a medio impreso la correspondencia a enviar, los oficios, cartas, memorandos, citaciones, informes, grabaciones, actas y toda clase de documento que la dependencia deba emitir.
- Elaborar los respectivos boletines diarios de ingresos y egresos.
- En relación con las funciones encomendadas para el apoyo a la oficina de Planeación:
- Digitar el plan anual de inversiones que deber ser incluido al presupuesto para su respectiva ejecución.
- Digitar informes técnicos cuantitativos y cualitativos sobre la ejecución, estado y avance de los programas y proyectos establecidos dentro del contexto del plan de desarrollo.
- Ordenar el banco de proyectos y registrar cada uno de los proyectos que sean formulados por la Alcaldía y comunidad en general.
- En relación con las funciones Administrativas y Presupuestales
- Elaborar los oficios que se requieran al igual que organizar la correspondencia y despachada de la dependencia.
- Digitar los informes técnicos cuantitativos y cualitativos sobre la ejecución, estado y avance de los programas y proyectos establecidos dentro del contexto del plan de desarrollo.
- En relación con las funciones de Archivo y Correspondencia tipo Secretarial, que le sean encomendadas de:
- Coordinar, controlar y evaluar las actividades técnicas y/o administrativas de la dependencia y garantizar la correcta aplicación de las normas y procedimientos establecidos, y resolver consultas que no requieran ser llevadas al superior inmediato.
- Propender uso racional del teléfono y controlar las llamadas de larga distancia y a celulares, permitiendo que solo se realicen aquellas autorizadas por el jefe inmediato.
- Elaborar convenios, contratos, órdenes de trabajo, y de compra y demás documentos contractuales que requiera la administración; y toda clase de documentos soportes requeridos para garantizar la ejecución, terminación y cumplimiento de los contratos que la administración celebre.
- Llevar y mantener actualizado el archivo de la dependencia.
- Digitar las respectivos informes que se sean solicitado por las autoridades competentes o por el ejecutivo municipal, observando cumplimiento en los términos perentorios.
- Verificar que los registros presupuestales se realicen conforme al Plan único de Contabilidad en todas las cuentas de Planeación y Presupuesto.
- Revisar las cuentas y demás documentos antes de pasarlas al Alcalde o a su jefe inmediato para las respectivas firmas.
- Llevar libros radiadores de toda clase de documentos y actos administrativos en forma ordenada, clara y coherente.
- Contribuir en la elaboración de los informes de ejecución presupuestal de gastos, detallada por sectores y dependencias.
- Efectuar la liquidación de impuestos y rentas del tesorero municipal de conformidad a las normas y disposiciones vigentes, y emitir los diferentes soportes.
- Atender al público en general, ya sea por vía telefónica o en forma personal, observando un buen trato y comportamiento, a fin de satisfacer al usuario.
- Elaborar los oficios que se requieran al igual que organizar la correspondencia recibida y despachada de la dependencia.
- Atender las funciones de manejo, control y conservación del archivo activo y tratamiento de documentos enviados y recibidos.
- Llevar organizadamente las hojas de vida de cada uno de los funcionarios del municipio.
- Digitar el plan anual de Inversiones que debe ser incluido al presupuesto para su respectiva ejecución.
- Colaborar en la organización de las actividades y de bienestar social para los empleados del municipio.
- Colaborar con el superior inmediato en la consecución de información y documentos necesarios para el desarrollo de las actividades de la dependencia.
- Ordenar el banco de proyectos y registrar cada uno de los proyectos que sean formulados por la Alcaldía y comunidad en general.
- Llevarlos controles periódicos sobre el consumo de elementos con el fin de determinar su necesidad real y presentar los programas de requerimientos correspondientes.
- Coordinar y planear conjuntamente con el Jefe Inmediato o con el Alcalde Municipal y la agenda y atender las reuniones en las cuales el Alcalde o el jefe inmediato tenga que participar.
- Proyectar comunicados y boletines informativos que deban ser enviados a los diferentes medios de comunicación.
- Realizar todas las acciones necesarias sobre la liquidación y elaboración de la nómina de los empleados del municipio.
- Responder por la conservación, buen funcionamiento y mantenimiento de los documentos, elementos, materiales, equipos, muebles y en general los bienes confiados a su uso o guarda y rendir oportuna cuenta de su utilización.
- Mantener actualizada la información requerida para la expedición de Paz y Salvos municipales y certificados catastrales que sean solicitados.
- Velar por que se dé oportuna respuesta o resolución a todo derecho de petición interpuesto por los ciudadanos.
- Digitar los respectivos informes que le sean solicitados por las autoridades competentes o por el ejecutivo municipal, observando cumplimiento en los términos perentorios.