Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la información del área que le corresponde, aplicando el Sistema de Gestión Documental y los procesos y procedimientos adoptados por la administración municipal.
Entidad
Alcaldia Agrado.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Llevar registro y control de los documentos y archivos de la oficina y recordarle al jefe los compromisos adquiridos.
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia y mantener actualizado el directorio telefónico del Jefe de la Dependencia.
- Informar al Secretario de Gobierno y Servicios Administrativos sobre problemas de orden público.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Apoyar y Operar los programas sistematizados asignados a la dependencia digitando o registrando la información y produciendo los reportes requeridos para los informes que deba rendir la dependencia o la administración municipal a las entidades públicas que los soliciten o que por norma deba remitir.
- Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el superior inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.
- Dar el uso adecuado a los elementos y equipos asignados a la dependencia.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones del superior.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del jefe de la dependencia.
- Ejercer autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Una adecuada y oportuna atención al público, siendo el enlace entre el Jefe de Despacho y la comunidad.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requerida.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en Software y manejar aplicativos de Internet.
- Aplicar y actualizar los conocimientos y técnicas adquiridas a través de los estudios y la capacitación en las tareas y labores que ejecuta.
- Disponer y organizar materiales, equipos, instalaciones, y demás aspectos que se requieran para la celebración de los eventos de carácter institucional.
- Proyectar los documentos que se requieran para el cumplimiento de las funciones atribuidas a cada dependencia según corresponda y bajo las directrices emanadas del jefe inmediato.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Solicitar los elementos de consumo y devolutivos necesarios para garantizar la ejecución de las funciones asignadas.
- Proyectar o Digitar y registrar los actos administrativos ordenados por el jefe de la dependencia donde presta los servicios, orientados al cumplimiento de la misión institucional.