Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar información del área, para personal interno y externo, aplicando el sistema de Gestión Documental llevar a cabo tareas específicas en el logro de los objetivos trazados por cada dependencia, realizando un trabajo complementario de las tareas propias de los niveles superiores.
Entidad
Alcaldia San Martin.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación de educación básica primaria
Equivalencias:
- Diploma de bachiller en cualquier modalidad por aprobación de cuatro (04) años de educación básica secundaria y un año (01) de experiencia laboral y viceversa
Requisitos de experiencia
Dieciséis (16) meses de experiencia laboral.
Equivalencias:
- Cuatro (04) meses de experiencia.
Funciones del cargo
- Realizar autocontrol de su trabajo.
- Elaborar órdenes de pago u obligaciones con sus descuentos respectivos afectando la parte presupuestal y contable.
- Elaborar oportunamente los soportes para pago de los compromisos del municipio (Tesoro departamental, Instituto de Turismo, Deuda, Retención en la Fuente, cormacarena y de más que establezca la ley).
- Realizar traslados internos bancarios.
- Controlar el préstamo a otras dependencias de la Administración Central del material bibliográfico o de referencia perteneciente a la Dependencia donde éste brinde sus servicios.
- Generar reporte mensual de la ejecución de ingresos.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Registrar en el programa DISFON las cuentas dispersoras.
- Inscribir cuentas y validación de beneficiarios en la cuenta maestra.
- Realizar todos los formatos requeridos para el sistema de control interno, dentro del marco de las normas vigentes y de las políticas de la Administración Municipal.
- Apoyar al secretario en la organización de sobres y cartas que se envían a diario en correspondencia.
- Velar por el uso adecuado y racional de los elementos y equipos de oficina.
- Responder por el archivo, seguridad de los documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para su conservación y buen uso, evitar las pérdidas de los mismos.
- Colaborar en la organización de comprobantes y consecución de la información necesaria para llevar los asientos en el sistema.
- Atender con amabilidad y cultura al público, suministrando la información requerida
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño.
- Realizar la transferencia documental en forma oportuna al archivo general del municipio conforme a la tabla de retención documental y Ley de Archivo.
- Revisión de cumplimiento de requisitos para pago
- Elaborar informes de la contraloría departamental; mensual y semestral.
- Realizar mensual los traslados bancarios de caja y descuentos de las cuentas pagas por el municipio.
- Realizar las interfaces para pagos de nomina, liquidaciones definitivas de prestaciones, pagos de seguridad social entre otras.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y responder por la exactitud de los mismos.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el Jefe Inmediato, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo con la capacitación del titular del cargo.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Salvaguardar las chequeras.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la entidad.
- Manejar con discrecionalidad la información de la dependencia, con el fin de optimizar la gestión del área.
- Hacer y recibir las llamadas telefónicas y entregar los mensajes a tiempo.
- Escanear y enviar los soportes de pago de los descuentos por nomina a las diferente entidades.
- Ejecutar los trabajos mecanográficos que se le encomienden como oficios, memorandos, providencias, invitaciones, etc.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
- Participar activamente en los eventos que se realicen para la comunidad y apoyar la logística requerida.
- Elaborar los Comprobantes de egreso afectando las cuentas bancarias según fuentes de financiación.