Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar todas las actividades administrativas de apoyo, soporte y ejecución de los procesos y procedimientos relacionados con los asuntos de Educación y Atención de la Biblioteca para el cumplimiento de las normas vigentes.
Entidad
Alcaldia Neira.
Requisitos de estudios
Técnico o Tecnólogo profesional en Gestión de Bibliotecas o afines.
Requisitos de experiencia
Experiencia Laboral de al menos 1 año
Funciones del cargo
- Apoyar la proyección y el diligenciamiento, expedición y trámite de documentos, formatos, información, estudios de conveniencia y oportunidad, informes de actividades, documentación en general, a cargo de la dependencia en materia de Educación, Atención de la Biblioteca y contratación, haciendo seguimiento de la información requerida de manera tal, que la dependencia cumpla con el Plan de Acción anual.
- Mantener contacto permanente con el responsable del proceso misional, estratégico o de apoyo al cual sea asignado para prestar la colaboración suficiente y necesaria de tal manera que sus superiores no tengan que realizar funciones administrativas u operativas diferentes a aquellas relacionadas con la dirección o liderazgo del proceso respectivo
- Realizar todas las actividades administrativas de apoyo, soporte y ejecución de los procesos, programas y proyectos de Educación y Atención de la Biblioteca que ejecute la Administración Central Municipal para asegurar una adecuada, oportuna y efectiva ejecución.
- Recibir, radicar, tramitar y contestar la correspondencia de la dependencia, someterla a la aprobación del Superior Inmediato y transcribirla, para efectuar su oportuna respuesta o solución, clasificar y archivar los diferentes documentos que se tramiten en la oficina y suministrar la información solicitada de conformidad con la Ley General de Archivo y las Tablas de Retención Documental
- Utilizar las herramientas tecnológicas de hardware y/o software que la administración ponga a disposición para el cumplimiento de los procesos misionales. Además de actualizar permanentemente las plataformas a su cargo tanto a nivel Departamental como Nacional.
- Elaborar, tramitar y velar por la correcta y correspondiente entrega de citaciones y notificaciones que sean propias del despacho y aquellas que por competencia son dirigidas a la dependencia
- Revisar y usar diariamente y permanentemente el correo electrónico Institucional, el Aplicativo de Gestión Documental y los aplicativos de PQRDS, proyectando su respuesta oportuna y permitiendo cumplir con los objetivos del uso racional del papel de la Alcaldía.
- Efectuar labores de recepción de los usuarios de la Educación y Atención de la Biblioteca, dando información general y solucionar inquietudes o concretar entrevistas con su superior jerárquico.
- Llevar el archivo de gestión del proceso de Educación y Atención de la Biblioteca y de los demás a los que apoye tendiente a documentar las actividades, productos, resultados y logros y generar memoria que será luego transferida al Archivo Central.
- Usar adecuadamente los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a su disposición por la Administración con el fin de mantener al día la información y disponer de memoria documentada de las actividades realizadas y los registros correspondientes.
- Elaborar los informes, certificaciones, actos administrativos, reportes, cuadros estadísticos y demás documentos que requieran sus superiores en línea de autoridad o responsabilidad del proceso de Educación y Atención de la Biblioteca, para asegurar el cumplimiento y la ejecución oportuna de las actividades programadas y asegurar la producción y consecución de resultados y metas institucionales
- Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo