Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar actividades de cierta complejidad que demandan los conocimientos de normas, métodos y procedimientos técnico operativos preestablecidas y de necesaria aplicación para dar estricta aplicación a las normas relacionadas con el Sistema de gestión Documental de la entidad, resguardar documentos, expedientes y demás información; organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la institución.
Entidad
Alcaldia Cota.
Requisitos de estudios
Titulo de formación técnica profesional o tecnológica en ingeniería de sistemas, bibliotecología o archivistica.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.
- Dirigir los procesos de recepción, envío y distribución de la correspondencia.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la dependencia.
- Recibe el material desincorporado del archivo activo de otras dependencias.
- Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.
- Efectuar la lectura de los documentos a archivar.
- Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
- Recibir material para archivar.
- Velar porque las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes.
- Desincorporar de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos
- Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
- Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes dependencias, según la normativa vigente.
- Archivar en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.
- Retirar e incorporar expedientes, carpetas con documentos u otros en los archivadores.
- Preparar los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.
- Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material.
- Actualiza el Thesauro en términos claves.
- Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado.
- Velar por la conservación, restauración y mantenimiento de la documentación.
- Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo central.
- Coordinar y controlar la recepción de la documentación.
- Clasificar el material para archivar.
- Atender y resolver problemas que se presentan en el archivo
- Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
- Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.
- Codificar el material para archivar, de acuerdo al código establecido.
- Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas.
- Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.