Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la información de la Secretaria General, para el personal interno y externo aplicando el Sistema de Gestión Documental, apoyar los procesos y procedimientos para la ejecución de la Misión los planes y programas asignados a la dependencia.
Entidad
Alcaldia Tocaima.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Equivalencias:
- Se aplicara las equivalencias establecidas en artículo 25 del Decreto 785 del 2005 o norma que la sustituya o la modifique y las establecidas para los cargos relacionados en este manual.
Requisitos de experiencia
Un (1) año de Experiencia Relacionada.
Equivalencias:
- Se aplicara las equivalencias establecidas en artículo 25 del Decreto 785 del 2005 o norma que la sustituya o la modifique y las establecidas para los cargos relacionados en este manual.
Funciones del cargo
- Elaborar la programación de las reuniones, compromisos y eventos que dirigirá el jefe de la dependencia, comunicarla con antelación a las dependencias o entidades, según las órdenes impartidas por el Jefe.
- Recibir, radicar, registrar, todas las comunicaciones oficiales presentadas por personas naturales, jurídicas y comunidad en general por los diferentes medios (verbal, escrita, fax, correo tradicional, correo certificado, correo electrónico y los que disponga la ley)
- Elaborar los documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de cálculo, presentaciones en Software, diapositivas que deba presentar o sustentar el Jefe de la dependencia en las reuniones programadas.
- Proyectar o digitar los actos administrativos ordenados por el jefe inmediato y tramitarlos para su revisión jurídica y firma del Alcalde.
- Notificar los Actos Administrativos (Personalmente, por edictos) ordenados por el jefe inmediato, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por la Administración Municipal.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la dependencia, acordes con las normas de Gestión Documental y los procedimientos adoptados por la Administración Municipal.
- Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Elaborar las actas de las Reuniones, Consejos, Comités que presida el jefe inmediato o jefe de la dependencia, organizarlas y archivarlas según las normas técnicas archivísticas.
- Llevar control del término de los derechos de petición y recursos por vía gubernativa, acordes con las normas y procedimientos adoptados por la Administración Municipal,
- Atender al Publico, personal o telefónicamente a los que requieran entrevista del jefe de la dependencia, registrarlos, asignar el día y hora ( cuando no se puede atender inmediatamente ) y comunicarles con anterioridad el cambio del día y la hora, cuando se presenten inconvenientes y se dificulte su cumplimiento por parte del mandatario.
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia y mantener actualizado el directorio telefónico del jefe de la dependencia o jefe inmediato.
- Solicitar oportunamente los elementos de consumo y devolutivos necesarios para garantizar la ejecución de las funciones asignadas.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del Jefe inmediato y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones impartidas.
- Coordinar la ejecución de las actividades programadas relacionadas con los proyectos asignados a la dependencia
- Elaborar los oficios ordenados por el jefe inmediato y tramitar su distribución interna o externa por lo medios contratados por la Administración Municipal.
- Realizar las convocatorias a los diferentes Comités o Consejos de conformidad con lo dispuesto por el Jefe de oficina.
- Elaborar el orden del día de los temas a tratar en las reuniones, consejos y Comités convocados por el jefe de la dependencia.