Asistir administrativa, operativa y logísticamente las funciones del Secretario de Despacho. Atender al Público del Despacho de la Secretaria y apoyar y asistir operativamente los procesos y áreas de Administración de Personal, Actos Administrativos, Contratación, Comunicación Pública y Organizacional, y Archivo, Correspondencia e inventarios.

Alcaldia Vergara.

Diploma de bachiller en cualquier modalidad

Seis (6) meses de experiencia relacionada

• Realizar la sistematización y actualización de la información del Despacho.
• Preparar y apoyar operativamente la rendición de informes sobre el desarrollo de las actividades de la Secretaría de Despacho.
• Asistir y participar en reuniones y comités donde se requiera o amerite su presencia aportando la información de su competencia.
• Manejar la correspondencia de la Secretaria y darle el trámite correspondiente de acuerdo con la manuales e instrucciones.
• Hacer las actividades operativas en cuanto a mensajes, cartas y misivas propias de la Secretaría de Despacho.
• Organizar y responder por la eficiencia de las actividades de archivo, mensajería, correspondencia e inventarios de la Dependencia.
• Atender y realizar las llamadas telefónicas propias del despacho de la Secretaria, así como las comunicaciones vía correo electrónico, intranet propias de la Secretaria.
• Brindar información a los usuarios de la Secretaria y preparar las certificaciones, oficios y constancias que se necesiten.
• Colaborar en las labores de carácter administrativo soporte y apoyo en las actividades que lo requieran como correspondencia, archivo, inventario, atención telefónica, atención al público y demás que la Secretaria de Gobierno o la Administración requieran.
• Llevar y mantener actualizado el archivo de gestión de la Secretaria.
• Administrar y operar el archivo de Hojas de Vida e Historias Laborales de los empleados y ex empleados de la Administración y operar el software correspondiente.
• Asistir y apoyar al Secretario General y de Gobierno en las diferentes actividades relacionadas con su cargo.
• Velar por el uso adecuado y racional de los elementos que tiene a su cargo.
• Aplicar dentro del límite de sus funciones mecanismos de control interno y de gestión de calidad.
• Las demás que se le asignen de acuerdo a la naturaleza del cargo y las necesidades del servicio.