Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Es un empleo cuyo ejercicio normal de funciones están orientados a ser apoyo secretarial de aquellos asuntos propios de la dependencia, que requieren de actividades, tareas y procedimientos administrativos relacionados con el manejo y administración de temas específicos de la dependencia.
Entidad
Alcaldia Fuquene.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- Aprobación de 4 años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral, o Aprobación de cuatro (04) años de educación básica secundaria y CAP del Sena.
Requisitos de experiencia
12 meses Experiencia Relacionada
Equivalencias:
- Aprobación de 4 años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral, o Aprobación de cuatro (04) años de educación básica secundaria y CAP del Sena.
Funciones del cargo
- Recibir, registrar, organizar y entregar la correspondencia, documentos y demás, conforme a la programación, normatividad, reglamentación y procedimientos administrativos pertinentes.
- Participar en el proceso de contratación, siguiendo los procedimientos necesarios y previstos en el Manual y acorde con las instrucciones de su jefe inmediato.
- Llevar el Registro diario de atención al usuario, para consolidar la información de caracterización del usuario.
- Aplicar y consolidar la información pertinente de la Encuesta de Satisfacción al cliente que debe llevar la dependencia.
- Participar en la elaboración y ejecución de las herramientas de Planeación estratégica municipal, en los temas resorte de las funciones de la dependencia: Plan de Desarrollo Municipal, Plan Indicativo, Planes de acción e informes SICEP a Planeación Nacional y Departamental y otros organismos.
- Brindar atención, orientación y acompañamiento adecuadas al usuario, de acuerdo con la solicitud que presente, vía personal, telefónica o por cualquier otro medio, indicándole la competencia y redireccionando al Servidor Público que pueda atenderle.
- Participar activamente en procesos de capacitación y orientación a usuarios o clientes de la dependencia, o en talleres que deban realizarse con ocasión de los procesos o procedimientos propios de la dependencia.
- Apoyar las actividades inherentes a la adecuada presentación de la oficina y la organización y actualización del archivo de la dependencia.
- Aplicar las Tablas de Retención Documental que correspondan a los documentos del archivo de gestión de su dependencia.
- Custodiar, manejar y mantener actualizado el archivo de Gestión de la Dependencia.
- Redactar toda clase de documentos e información que se requiera o se le asigne.
- Participar en la caracterización, implementación, documentación, mantenimiento de los procesos y procedimientos propios del ejercicio de su empleo.
- Realizar todas las actividades administrativas de apoyo, soporte y ejecución de los procesos, programas y proyectos que ejecute la dependencia el empleo para asegurar una adecuada, oportuna y efectiva ejecución, conforme a instrucciones de su jefe inmediato.
- Cumplir con los lineamientos del MECI y del Sistema de Gestión de Calidad y contribuir con la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Evaluar periódicamente el consumo de elementos con el fin de determinar sus necesidades anuales y prestar el programa de requerimiento correspondiente.
- Participar en reuniones convocadas por la dependencia.
- Administrar los elementos y registros de carácter manual mecánico y electrónico y adoptar mecanismos necesarios para la conservación, el buen uso, evitar pérdidas, hurtos y deterioro del mismo.
- Será la encargada de la ventanilla única de correspondencia, la cual podrá tener apoyo externo y del respectivo software, revisando y tramitando lo pertinente a correos institucionales.