Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de orden administrativo, complementarias de las funciones del jefe inmediato y de los compañeros, para el desarrollo de las funciones y responsabilidades del área de desempeño, teniendo en cuenta la normatividad vigente, la tecnología, los procesos y procedimientos establecidos y los estándares de calidad, oportunidad y reserva establecidos para el caso.
Entidad
Alcaldia Calera.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller
Equivalencias:
- conforme al Decreto 785 del 2005
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Equivalencias:
- conforme al Decreto 785 del 2005
Funciones del cargo
- Colaborar en la transferencia documental al archivo central de la entidad, de acuerdo con la reglamentación establecida en la entidad.
- Llevar la agenda de reuniones, desplazamientos y compromisos que deba atender el jefe inmediato, en desarrollo de sus funciones, de conformidad con las directrices señaladas.
- Recibir, radicar, tramitar y distribuir los documentos y la correspondencia recibida y elaborada en el despacho donde sea asignado, conforme a las instrucciones recibidas, las tablas de retención y demás procedimientos establecidos en la Alcaldía.
- Apoyar en la ejecución de actividades administrativas que se le asignen de acuerdo con los requerimientos de planificación, organización, coordinación y control de los servicios, procesos, planes y programas a cargo de la dependencia, conforme a las directrices del jefe inmediato y los procesos y procedimientos establecidos en la entidad.
- Clasificar, analizar y procesar la información que se le determine o sea necesaria para el cabal cumplimiento de las funciones, atención de los servicios y ejecución de los planes y programas asignados a la dependencia, de acuerdo con las instrucciones que reciba y los manuales, métodos, procedimientos, sistemas y normas legales adoptados y vigentes.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las tablas de retención, normas y procedimientos respectivos
- Proyectar, radicar y ejercer control sobre la correspondencia, contratos, actas, certificaciones, resoluciones y demás documentos relacionados con los actos administrativos que deba expedir la dependencia, de conformidad con las directrices señaladas por el jefe inmediato y los procesos y procedimientos establecidos en la entidad.
- Apoyar el proceso de identificación de necesidades requerimientos, adquisiciones y suministros de bienes y servicios que permitan el buen desarrollo de la gestión de la dependencia, de conformidad con los procesos y procedimientos establecidos y las normas legales vigentes,
- Apoyar las actividades administrativas que se deriven de los procesos contractuales, de competencia de la dependencia, de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato, los procesos y procedimientos establecidos en la entidad y las normas vigentes sobre la materia
- Organizar y mantener actualizado del inventario y del archivo de gestión de la dependencia de conformidad con las tablas de retención y demás procesos y procedimientos establecidos para el efecto.
- Organizar reuniones, eventos y compromisos que tenga el jefe inmediato, de conformidad con las instrucciones del jefe inmediato y los procesos y procedimientos establecidos en la entidad
- Apoyar las actividades administrativas que se deriven de los procesos contractuales, de competencia de la dependencia, de conformidad con las instrucciones impartidas por el jefe inmediato, los procesos y procedimientos establecidos en la entidad y las normas vigentes sobre la materia.
- Atender a los usuarios internos y externos, personal y telefónicamente de acuerdo con los procedimientos definidos, para orientarlos sobre los diferentes asuntos que se tramitan tanto en la dependencia como en las otras áreas de la Administración
- Cumplir con las políticas, procedimientos y directrices del Sistema de Gestión Integrado establecido en la Alcaldía.