Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Brindar apoyo en las tareas asignadas a la Secretaría Administrativa, mediante la realización eficiente y oportuna de actividades de asistencia administrativa que redunden en la mejor gestión municipal.
Entidad
Alcaldia Bojaca.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Equivalencias:
- Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria
- Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y CAP de Sena.
Requisitos de experiencia
36 meses de experiencia relacionada
Equivalencias:
- Cuatro (4) años de experiencia relacionada
- Tres (3) años de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Suministrar oportunamente la información, datos o documentos que le sean solicitados por el personal autorizado, realizando los procedimientos que para el efecto se encuentran establecidos.
- Aplicar el Sistema de Gestión Documental de la oficina.
- Llevar y actualizar el archivo, ejerciendo los controles pertinentes.
- Colaborar con el superior inmediato en el desarrollo de las actividades que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia.
- Fotocopiar los documentos que se requieran en la dependencia y atender los requerimientos que sobre el particular se le encomienden.
- Elaborar los documentos, formatos constancias y liquidaciones que sean competencia de la dependencia en la cual preste los servicios.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo con la capacitación de titular del cargo.
- Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el Secretario de Despacho, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, enviar y controlar documentos, datos y elementos y/o correspondencia relacionados con los asuntos de competencia del Secretario de Despacho, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Preparar correspondencia, documentos e informes de la dependencia de acuerdo con las instrucciones recibidas y organizar, manejar y controlar el archivo de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos determinados.
- Colaborar en el seguimiento y archivo de los documentos propios de la dependencia, que hayan cumplido su finalidad y que deban ser remitidos al archivo general del Municipio.
- Informar al Secretario de Despacho, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados.
- Elaborar de acuerdo con instrucciones del Secretario de Despacho, actas, registros y demás documentos que se requieran.
- Ofrecer el apoyo a los jefes de las dependencias, mediante la realización eficiente y oportuna de actividades secretariales que redunden en la organización de los despachos.
- Atender al público y a los funcionarios personal y telefónicamente.
- Apoyar cuando sea necesario, el ejercicio de las labores de los funcionarios de las dependencia asignada en los asuntos de su conocimiento y que sean requeridos por el jefe inmediato.
- Preparar la nómina de los servidores públicos de la administración central municipal.
- Proyectar los actos administrativos relacionados con situaciones administrativas de los servidores públicos del sector central de la administración municipal.
- Preparar certificados sobre tiempos de servicio y las demás solicitadas por los servidores públicos del sector central de la administración municipal.
- Recibir, revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia oportunamente de acuerdo con el procedimiento y sistemas establecidos.
- Recibir información y trasmitirla en forma oportuna y fidedigna al Secretario de Despacho sobre asuntos propios y de interés de la Secretaría.
- Mantener informado al Secretario de Despacho sobre compromisos propios de la dependencia.
- Apoyar el diseño de proyectos de los correspondientes planes anuales de salud ocupacional, bienestar social e incentivos, capacitación y cultura organizacional de acuerdo con la normatividad vigente y las instrucciones del Secretario Administrativo.
- Apoyar, orientar y asesorar a las dependencias de la administración central Municipal, en los asuntos que impliquen la aplicación y conocimiento de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias en materia de contratación Pública.
- Proyectar los documentos que fijan los requerimientos y condiciones técnicas, económicas y jurídicas para la selección de los contratistas de las convocatorias y licitaciones que deben hacerse de conformidad con las normas vigentes.
- Mantener actualizados los archivos físicos y en base de datos los documentos generados por la Secretaría, clasificándolas y ordenándolos de acuerdo a los criterios establecidos en las Tablas de Retención Documental.
- Elaborar y presentar periódicamente y a solicitud del Secretario de Despacho, los reportes e informes que deba presentar la Secretaría a los diferentes órganos administrativos y de control.