Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistir y apoyar los procesos administrativos, el manejo de documentos e información, atención a clientes tanto internos como externos, a cargo de la dependencia.
Entidad
Alcaldia Colegio.
Requisitos de estudios
ESTUDIOS: Bachiller NIVEL: CERTIFICADO ESTUDIOS ADICIONALES: NA
Requisitos de experiencia
24 meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Apoyar la labor administrativa que se realiza en el despacho, de acuerdo a las indicaciones del jefe inmediato
- Brindar información al usuario de manera integral y centralizada.
- Atender e informar al público de manera telefónica y personalizada a fin de mejorar y alcanzar la calidad en la prestación del servicio
- Desarrollar, ejecutar los mecanismos de coordinación sobre la administración, organización de los archivos, elaboración y actualizar permanentemente las tablas de retención documental y demás instrumentos técnicos requeridos para la organización y funcionamiento del archivo municipal, tanto en las dependencias como en el central.
- Adoptar, organizar y ejecutar procesos relacionados con la organización, clasificación, conservación y atención del sistema de quejas y reclamos.
- Tramitar y Controlar internamente los documentos, datos, elementos y correspondencia que llegue o salga de la dependencia, de acuerdo con los procesos establecidos por la administración para tal fin.
- Diseñar y elaborar, actas, cuadros, formatos, e informes que se le encomienden conforme a instrucciones que reciba o los que deba expedir la dependencia.
- Atender y orientar a los clientes tanto internos como externos suministrando la información general que requieran de acuerdo con las actividades y servicios propios de la dependencia y concertar entrevistas con el jefe, de acuerdo a la planificación de la agenda.
- Cumplir las demás funciones que le asigne el jefe de la dependencia conforme a la naturaleza del empleo y necesidades del servicio.
- Administrar, Implementar y mantener actualizado el sistema de administración documental que garantice la conservación, uso y protección de las guías, textos y demás documentos de interés para la dependencia y para la administración y el municipio.
- Asistir, Coordinar y ejecutar asuntos logísticos relacionados con las actividades, reuniones y agenda general de compromisos.
- Identificar y tramitar las necesidades de comunicación interna y externa a través de los diferentes medios de comunicación, que sean requeridos por la dependencia.
- Organizar y hacer efectivo del Área de atención e información al usuario cuando se requiera.
- Apoyar en Administrar y organizar el Archivo general del Municipio. A fin de mantenerlo actualizado, organizado y conservado.
- Ejecutar y adoptar los planes estratégicos de modernización, del Archivo general y de los archivos periféricos de la Administración Municipal.
- Administrar y mantener actualizados los archivos especiales, de la dependencia, al igual que los registros e informes de carácter técnico, administrativo o financiero que le sean asignados.
- Implementar, ejecutar métodos y procedimientos para la producción, recepción preservación y conservación administración y consulta del Archivo de la dependencia y del Archivo central tanto histórico como de gestión cuñado se requiera este último.
- Contribuir en la elaboración de informes que deba presentar la dependencia.
- Organizar e implementar métodos y procedimientos para el adecuado manejo de la información y correspondencia de cada dependencia donde se ubique y de la entidad.