Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las labores que apoyan y facilitan el desempeño óptimo de las Secretarías de Despacho y otras dependencias, para dar cumplimiento a la realización de funciones asistenciales propias del cargo
Entidad
Alcaldia Rosal.
Requisitos de estudios
Titulo de bachiller
Alternativas:
- Título de bachiller y curso de 60 horas en temas relacionados con las funciones del cargo
Requisitos de experiencia
8 meses de experiencia relacionada o laboral
Alternativas:
- 6 meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Elaborar los informes, cuadros y planillas de trabajo, así como de las actividades, labores y tareas ejecutadas, dentro de los plazos que determinen con el superior inmediato.
- Preparar y presentar informes sobre actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas por el superior inmediato.
- Asistir a superior inmediato en los procedimientos precontractuales que le sean encomendados.
- Participar, elaborar y transcribir información, actas, cuadros, formatos, certificaciones, documentos, mensajes y correspondencia que se le encomiende conforme a instrucciones que reciba o los que deba expedir la dependencia
- Salvaguardar la información propia de la dependencia con criterios de lealtad y honestidad
- Recibir y gestionar internamente los documentos, datos, elementos y la correspondencia que llegue o salga de la dependencia, de acuerdo con los parámetros establecidos para tal fin
- Apoyar la logística en eventos propios de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones del Secretario de Despacho
- Revisar y entregar los documentos, conforme a las instrucciones que reciba del superior jerárquico
- Preparar y presentar informes sobre actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas por el superior inmediato.
- Conocer las actividades, productos, cronogramas y demás información necesaria para el buen desarrollo de su labor de asistencia y apoyo en la dependencia.
- Responder por el buen uso, la seguridad y la confidencialidad de la información, registros, archivos, documentos y programas, así como de la adecuada atención y orientación al usuario interno y externo
- Desarrollar las actividades y tareas asistenciales, administrativas y operativas, para el logro de sus objetivos de la dependencia.
- Atender y orientar al público, empleados y usuarios para suministrar la información general que requieran, de acuerdo con las actividades y servicios propios de la dependencia asignada.
- Atender, registrar, tramitar las necesidades de comunicación interna y externa a través de teléfono, correspondencia, fax, radio, Internet, video o cualquier otro medio de comunicación
- Cumplir con las demás funciones que le asigne el jefe de la dependencia, conforme a la naturaleza del empleo y necesidades del servicio.
- Realizar actividades y registros de documentos propios de su especialidad para la ejecución de planes, programas, proyectos y procesos de la dependencia
- Apoyar junto con los funcionarios correspondientes los procesos internos relacionados con la ejecución y/o buena marcha de los asuntos asignados y servicios que presta la dependencia, a fin de alcanzar los niveles de calidad esperados
- Apoyar junto con los funcionarios correspondientes los procesos internos relacionados con la ejecución y/o buena marcha de los asuntos asignados y servicios que presta la dependencia, a fin de alcanzar los niveles de calidad esperados
- Registrar, analizar y mantener actualizada la información, estadísticas, cuadros y documentos que le encomienden.
- Recibir, revisar, radicar, clasificar, tramitar internamente y controlar los documentos, datos, elementos y la correspondencia que lleguen o salgan de la dependencia.
- Colaborar en la coordinación de la ejecución de oficios manuales varios, así como en la organización y vigilancia de eventos públicos que adelante la administración municipal.
- Actualizar las bases de datos y sistemas de información que permitan la optimización de recursos propios del área, con miras a utilizar los recursos disponibles de manera eficiente y efectiva
- Proyectar las liquidaciones de contratos a cargo de la dependencia en la que se encuentre ubicada, para la revisión del superior inmediato
- Organizar el archivo de gestión y acompañar el traslado de documentos al archivo central.