Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar actividades de soporte asistencial relacionadas con la dependencia, con el fin de garantizar el óptimo funcionamiento y el alcance de los planes y programas establecidos
Entidad
Alcaldia Suesca.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce(12)meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Conservar, organizar y custodiar el Archivo de Gestión, de acuerdo a la normativa vigente y de conformidad con las Tablas de Retención Documental aprobadas para la dependencia, atendiendo el Programa de Gestión Documental y/o Programa de Gestión Documental Electrónico de Archivos que implemente la administración municipal, sin perjuicio de la responsabilidad señalada para todo servidor público en el Código Disciplinario Único vigente
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia y los que conozca en razón de sus deberes, evitando hacer pública la información laboral o de las personas y que puedan afectar la organización
- Realizar las labores reprográficas (fotocopiado, digitalización, etc.) que sean requeridas por el superior inmediato y para facilitar el normal desarrollo de las actividades de la dependencia, en desarrollo de los procesos y/o servicios establecidos en el Programa de Gestión Documental y/o el Programa de Gestión Documental Electrónico de Archivos que implemente la administración municipal
- Llevar el control interno de préstamos documentales, de conformidad con el formato aprobado por el Comité Interno de Archivo, el Reglamento General de Archivos y/o el Programa de Gestión Documental que la entidad adopte
- Recoger del casillero de la ventanilla única, la valija con las comunicaciones oficiales y/o correspondencia recibida, dirigida o que es responsabilidad en su trámite por la dependencia, verificando y firmando la planilla de control de recibo, de conformidad con las pautas para el manejo de estas, adoptado por la entidad
- Apoyar las actividades y los procesos de otras dependencias de la Alcaldía y que están orientadas al logro de los objetivos y fines de la administración, acorde con las instrucciones impartidas
- Digitar las comunicaciones oficiales y demás documentos propios de la dependencia, de conformidad con los requisitos y formatos establecidos en el Programa de Gestión Documental y/o el Programa de Gestión Documental Electrónico de Archivos que implemente la Administración Municipal
- Orientar a la comunidad en el suministro preciso y oportuno de la información solicitada, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin
- Brindar atención al público y a los demás funcionarios de forma amable y respetuosa acorde con los lineamientos del código de ética y buen gobierno
- Comunicar oportunamente a sus superiores sobre temas e información necesaria para el buen desempeño institucional
- Entregar en la ventanilla única, las comunicaciones oficiales y/o correspondencia interna o externa, que produce la dependencia, para legalizar su radicación o tramite, ubicándola en el respectivo casillero asignado para la dependencia
- Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato, surjan de la naturaleza de la dependencia o le sean asignadas por autoridad competente, de conformidad con la naturaleza del empleo, área de desempeño, y las necesidades del servicio
- Organizar y mantener actualizado el sistema de información y registro de datos estadísticos relacionados con su área de trabajo, teniendo en cuenta las normas legales y de la organización