Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Prestar asistencia en todo lo relacionado a las actividades propias y misionales de la dependencia a la que sea asignada, de acuerdo a su conocimiento y formación, relacionadas con elaboración de documentos, manejo y buen uso de elelemtos necesarios para el normar desarrollo de funciones, coordinación de agenda, atención de público y cumpliento de instrucciones del Jefe inmediato
Entidad
Alcaldia Choconta.
Requisitos de estudios
Titulo de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Colaborar con el diligentemente, expedición y tramite de certificaciones, registros, documentos, formatos, información, actas de inicio, suspensión, reinicio, de entrega y liquidación de contratos, informes de actividades, documentación en general, a cargo de la dependencia en materia de contratación.
- Efectuar la clasificación, trámite y archivo de la correspondiente y documentos que reciba o genere la dependencia, de acuerdo con las indicaciones establecidas por el área de Archivo
- Atender al público que se acerca a la oficina en busca de información o en busca de solución a inquietudes propias de la dependencia.
- Ejercer el auto control en las funciones que desempeña con el fin de lograr transparencia en su desempeño
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel jerárquico, la naturaleza del cargo y el área de desempeño del cargo
- Clasificar y archivar los diferentes documentos que se tramiten en la oficina y suministrar la información solicitada.
- Asistir y participar activamente a todas las capacitaciones que programe la administración dentro y fuera de las instalaciones de la Alcaldía en las horas que señale ésta, aún fuera del horario laboralmente conocido
- Colaborar con el cuidado y conservación de materiales y equipos asignados y velar por la buena presentación de su dependencia
- Responder por la perdida de elementos bajo su custodia, con el fin de salvaguardas los inventarios de la Administración
- realizar todas las actividades administrativas de apoyo soporte y ejecución de los procesos, programas y proyectos que ejecuten la administración central municipal para asegurar una adecuada, oportuna y efectiva ejecución.
- Elaborar, tramitar y velar por la correcta y correspondiente entrega de citaciones y notificaciones que sean propias del despacho y aquellas que por competencia son dirigidas a la dependencia.
- Fijar y distribuir circulares, afiches y demás ayudas visuales en los puntos o dependencias que la administración municipal autorice u ordene
- Colaborar en la realización de programas, actividades y de eventos especiales cuando estos sean programados por a administración.
- Elaborar y diligenciar documentos, formatos, constancias y liquidaciones que sean de competencia del despacho
- Preparar los pedidos de los elementos, equipos necesarios para el adecuado funcionamiento de la dependencia.
- Preparar y transcribir memorandos, oficios y demás documentos que se originen en la dependencia.
- Apoyar la organización y ejecución de los diferentes eventos tradicionales en coordinación con el Jefe inmediato
- Transcribir la información que le asigne el jefe inmediato
- llevar el seguimiento de la correspondencia, oficios y demás documentos que se hayan tramitado en la oficina o dependencia.
- Llevar la agenda de reuniones y compromisos del Jefe Inmediato.
- Procesar cuadros gráficas, estadísticas e informes en los sistemas o medios de los que disponga la Alcaldía para tan fin.
- Revisar y usar diariamente y permanentemente el correo electrónico institucional dando respuesta oportuna a estos, manteniéndose informado(a) por este medio de los comunicados de las demás dependencias
- Llevar el archivo de gestión y tablas de retención documental del proceso, programa proyecto al cual sea asignado y de los demás a los que apoye tendientes a documentar las actividades, productos, resultados y logros y genera memoria que será luego transferido al Archivo central
- Manejar con discreción y reserva la información, asuntos y la correspondencia del jefe de la dependencia
- Colabora con el cuidado y conservación de los materiales y equipos asignados y velar por la buena presentación a su dependencia
- Mantener actualizada la información, datos y demás documentos de la dependencia