Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar acciones administrativas de apoyo y asistencia relacionadas con el manejo de agenda, trámites administrativos, manejo de documentos, atención a usuarios (internos y externos), procesos secretariales y de ofimática que surjan en la dependencia, con el fin de cumplir con los objetivos, metas, plan de acción de la dependencia, observando las metodologías, protocolos, procedimientos y técnicas establecidas.
Entidad
Alcaldia San Bernardo.
Requisitos de estudios
Título Bachiller
Alternativas:
- Terminación y aprobación de 3 años de básica secundaria
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Alternativas:
- Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Desarrollar y/o aplicar el plan de adquisiciones y suministros para la provisión de bienes que requiera la administración municipal, de acuerdo a los parámetros, normas, metodologías y procedimientos establecidos para tal fin.
- Organizar, coordinar y ejecutar, procesos relacionados con la adquisición, almacenamiento y distribución de bienes, de conformidad con las disposiciones técnicas, legales y reglamentarias vigentes.
- Realizar la recepción, registro, clasificación, custodia y distribución de bienes, para atender las necesidades de la Administración Municipal o para la ejecución de programas, proyectos y/o eventos, de acuerdo con los requerimientos, metodologías y procedimientos establecidos.
- Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos.
- Administrar, actualizar y controlar los sistemas, métodos y procedimientos para el manejo, valoración y actualización de inventarios, conforme a las disposiciones legales y técnicas para ello.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, área funcional, o proceso asignado, observando los procedimientos establecidos.
- Organizar, coordinar y ejecutar, procesos relacionados con la organización, funcionamiento y administración de los equipos tecnológicos, y demás instrumentos de consulta por Internet, conforme a procedimientos, lineamientos y demás disposiciones vigentes.
- Aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
- Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internos como externos suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada
- Aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
- Coordinar, administrar y controlar los procesos administrativos, documentales y de archivo dentro de la Biblioteca, conforme a los protocolos y procedimientos establecidos para tal fin.
- Coordinar con las demás dependencias, entidades descentralizadas y entes externos los eventos en los que se requieran los servicios de la biblioteca municipal, de acuerdo a los requerimientos y procedimientos para tal fin.
- Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices establecidas.
- Administrar y operar las bases de datos, tecnologías y demás sistemas de información, propios del almacén, conforme a los procedimientos y protocolos establecidos.
- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales sobre los asuntos asignados de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello.
- Organizar, coordinar, desarrollar y controlar los procesos relacionados con la organización, actualización y adquisición de documentos y demás instrumentos de consulta, conforme a los requerimientos, procedimientos lineamientos y disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
- Procesos de recursos físicos y almacenamiento.
- Efectuar diligencias y/o trámites externos o internos, relacionados con el logro de sus funciones y competencias de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, orientaciones y directrices impartidas.
- Asistir, coordinar y ejecutar asuntos logísticos relacionados con las actividades, reuniones y compromisos de la dependencia, conforme a los protocolos, procedimientos e instrucciones recibidas.
- Consolidar, elaborar y presentar los informes periódicos relacionados con los procesos de Almacén e inventarios, conforme a los requerimientos de entes de control o internos, de acuerdo con los procedimientos, metodologías y términos establecidos para tal fin.
- Liderar y desarrollar los procesos relacionados con el funcionamiento, organización, programación y prestación del servicio público de biblioteca, conforme a los procedimientos, lineamientos y disposiciones vigentes.
- Procesos Administrativos de la Biblioteca Municipal.
- Coordinar, controlar, llevar registro y comunicar de manera oportuna de la agenda y/o compromisos de la dependencia al jefe inmediato, de acuerdo con los procedimientos establecidos e instrucciones recibidas.
- Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices establecidas.
- Aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
- Administrar las claves que para el ingreso a las diferentes plataformas o sistemas de información, le sean asignadas conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservación.
- Administrar las claves que para el ingreso a las diferentes plataformas o sistemas de información, le sean asignadas conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservación.
- Administrar las claves que para el ingreso a las diferentes plataformas o sistemas de información, le sean asignadas conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservación.
- Realizar el proceso de gestión documental de la dependencia de acuerdo con las técnicas sobre TRD, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin.
- Organizar y administrar las instalaciones físicas, estanterías y espacios el almacenamiento, clasificación y conservación de bienes y elementos de la administración municipal, conforme a las normas, protocolos de conservación y mantenimiento de los bienes sobre la materia
- Coordinar y desarrollar estrategias y procesos de mantenimiento, cuidado y conservación de las instalaciones de la Biblioteca y demás escenarios culturales asignados, de acuerdo a las disposiciones y procedimientos vigentes.
- Proyectar las certificaciones, oficios, actas y demás actos adminsitrativos que deba expedir la dependencia donde se ubique, para la posterior viabilización y aval del jefe, conforme al procedimiento, términos y disposiciones vigentes.
- Transcribir, elaborar y presentar los informes, relacionados con la gestión administrativa de la dependencia, área funcional o procesos asignados, de acuerdo a los requerimientos, instrucciones, formatos, términos y procedimientos establecidos.
- Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices establecidas.
- Desarrollar los procedimientos y metodologías necesarias para dar de baja elementos y bienes de la Administración Municipal, conforme a las necesidades del servicio.
- Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internos como externos suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada.