Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar acciones administrativas de apoyo y asistencia relacionadas con el manejo de agenda, trámites administrativos, manejo de documentos, atención a usuarios (internos y externos), procesos secretariales y de ofimática que surjan en la dependencia, con el fin de cumplir con los objetivos, metas, plan de acción de la dependencia, observando las metodologías, protocolos, procedimientos y técnicas establecidas.
Entidad
Alcaldia San Bernardo.
Requisitos de estudios
Título Bachiller
Alternativas:
- Terminación y aprobación de 3 años de básica secundaria
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Alternativas:
- Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Asistir, coordinar y ejecutar asuntos logísticos relacionados con las actividades, reuniones y compromisos de la dependencia, conforme a los protocolos, procedimientos e instrucciones recibidas.
- Efectuar diligencias y/o trámites externos o internos, relacionados con el logro de sus funciones y competencias de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, orientaciones y directrices impartidas.
- Aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
- Procesos Administrativos de la Biblioteca Municipal.
- Administrar las claves que para el ingreso a las diferentes plataformas o sistemas de información, le sean asignadas conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservación.
- Liderar y desarrollar los procesos relacionados con el funcionamiento, organización, programación y prestación del servicio público de biblioteca, conforme a los procedimientos, lineamientos y disposiciones vigentes.
- Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices establecidas.
- Transcribir, elaborar y presentar los informes, relacionados con la gestión administrativa de la dependencia, área funcional o procesos asignados, de acuerdo a los requerimientos, instrucciones, formatos, términos y procedimientos establecidos.
- Coordinar, administrar y controlar los procesos administrativos, documentales y de archivo dentro de la Biblioteca, conforme a los protocolos y procedimientos establecidos para tal fin.
- Administrar las claves que para el ingreso a las diferentes plataformas o sistemas de información, le sean asignadas conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservación.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, área funcional, o proceso asignado, observando los procedimientos establecidos.
- Proyectar las certificaciones, oficios, actas y demás actos adminsitrativos que deba expedir la dependencia donde se ubique, para la posterior viabilización y aval del jefe, conforme al procedimiento, términos y disposiciones vigentes.
- Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internos como externos suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada.
- Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices establecidas.
- Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internos como externos suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada
- Aplicar las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales sobre los asuntos asignados de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello.
- Organizar, coordinar, desarrollar y controlar los procesos relacionados con la organización, actualización y adquisición de documentos y demás instrumentos de consulta, conforme a los requerimientos, procedimientos lineamientos y disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
- Coordinar, controlar, llevar registro y comunicar de manera oportuna de la agenda y/o compromisos de la dependencia al jefe inmediato, de acuerdo con los procedimientos establecidos e instrucciones recibidas.
- Realizar el proceso de gestión documental de la dependencia de acuerdo con las técnicas sobre TRD, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin.
- Coordinar con las demás dependencias, entidades descentralizadas y entes externos los eventos en los que se requieran los servicios de la biblioteca municipal, de acuerdo a los requerimientos y procedimientos para tal fin.
- Organizar, coordinar y ejecutar, procesos relacionados con la organización, funcionamiento y administración de los equipos tecnológicos, y demás instrumentos de consulta por Internet, conforme a procedimientos, lineamientos y demás disposiciones vigentes.
- Coordinar y desarrollar estrategias y procesos de mantenimiento, cuidado y conservación de las instalaciones de la Biblioteca y demás escenarios culturales asignados, de acuerdo a las disposiciones y procedimientos vigentes.
- Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos.