Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar funciones de apoyo y asistencia administrativa para el desarrollo de
procesos y procedimientos administrativos de manejo documental, trámites
administrativos, atención y orientación al público, con el fin de cumplir con los
objetivos propuestos por la dependencia y en la Administración municipal
Entidad
Alcaldia Agua Dios.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Alternativas:
- Terminación y aprobación de 3 años de básica secundaria
Requisitos de experiencia
Ocho (8) meses de experiencia laboral.
Alternativas:
- Dieciséis (16) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar, documentos, datos,elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, área funcional, o proceso asignado, observando losprocedimientos establecidos. 2. Ejecutar el trámite y/o diligenciamiento de documentos oficiales de la dependencia de acuerdo con los procedimientos establecidos. 3. Realizar los procesos de digitación, aplicación, actualización y/o registro documental de carácter administrativo, operativo y financiero propios de la dependencia, área funcional o proceso al que pertenece, observando los instrumentos tecnológicos, términos legales, las directrices, la exactitud requerida y los procedimientos establecidos.4. Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internoscomo externos suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada. 5. Coordinar y concertar entrevistas con el jefe, de acuerdo con la planificación de la agenda y las directrices establecidas. 6. Atender y gestionar las necesidades de comunicación interna y externa, que sean necesarios para el cumplimiento de la labor, observando los protocolos y/o procedimientos establecidos. 7. Realizar el proceso de gestión documental de la dependencia o área funcional de acuerdo con las técnicas sobre TRD, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin. 8. Transcribir, elaborar y presentar los informes, relacionados con la gestión administrativa de la dependencia, o que le sean requeridos, de acuerdo con las instrucciones, formatos, términos y procedimientos establecidos. 9. Coordinar y brindar el apoyo logístico y administrativo requerido para el desarrollo de actividades, eventos o reuniones que realice la dependencia o área funcional de acuerdo con las directrices, protocolos y procedimientos establecidos. 10. Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos. 11. Promover y desarrollar acciones de mejora a los procesos que desarrolla, construir y hacer seguimiento a sus indicadores y permanente actualización de los mismos, conforme a las competencias asignadas 12. Desempeñar funciones de asistencia administrativa encaminadas a facilitar eldesarrollo y ejecución del proceso contractual de la dependencia. 13. Efectuar diligencias y/o trámites externos o internos, relacionados con el logro de sus funciones y competencias de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, orientaciones y directrices impartidas. 14. Organizar y desarrollar procesos de seguridad, integridad, conservación e inviolabilidad de los documentos y toda la memoria documental del Municipio, de acuerdo con las normas y políticas de seguridad documental y losparámetros establecidos. 15. Realizar las demás funciones que le asigne el jefe de la dependencia, conforme a la naturaleza del empleo, procesos o áreas funcionales asignadas y necesidades del servicio Archivo Central y Gestión Documental 1. Coordinar y desarrollar la función archivística a nivel municipal, con el fin de prestar un mejor servicio a la comunidad y fortalecer los procesos internos de la administración, de acuerdo con las disposiciones técnicas, legales y reglamentarias aplicables. 2. Desarrollar y garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos, de acuerdo con la normatividad vigente. 3. Orientar a las demás dependencias para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de archivo de consulta y gestión de la administración municipal, de acuerdo con los protocolos y procedimientos establecidos. 4. Participar en la fijación de políticas, reglamentos y demás instrumentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental del municipio, de acuerdo con los planes y disposiciones sobre la materia. 5. Seleccionar, organizar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo municipal, de acuerdo con los protocolos y procedimientos establecidos. 6. Orientar, coordinar y controlar la política municipal de archivos, de acuerdo con los requerimientos, parámetros y lineamientos del Sistema Nacional de Archivos. 7. Promover y apoyar la organización y fortalecimiento del archivo de la administración municipal, con el fin de facilitar y garantizar la mejora en la prestación de los servicios a cargo de la misma, observando las disposicionestécnicas, procedimentales y protocolarias sobre la materia. 8. Realizar los procesos de conservación, cuidado y uso del patrimoniodocumental del municipio, de acuerdo con los procedimientos y protocolos establecidos. 9. Promover y gestionar acuerdos de cooperación o convenios interadministrativos, con el fin de fortalecer y mejorar la eficacia del archivo municipal, de acuerdo a los procedimientos y disposiciones vigentes sobre la materia. 10. Realizar la actualización del archivo virtual de la alcaldía, de acuerdo a los procedimientos y protocolos establecidos. 11. Implementar mecanismos de conservación, custodia y organización del archivo documental de gestión a su cargo, de acuerdo con los procedimientos y disposiciones legales y reglamentarias vigentes sobre la materia 12. Organizar y desarrollar procesos de seguridad, integridad, conservación e inviolabilidad de los documentos y toda la memoria documental del Municipio, de acuerdo con las normas y políticas de seguridad documental y los parámetros establecidos. 13. Realizar las demás funciones que le asigne el jefe de la dependencia, conforme a la naturaleza del empleo, procesos o áreas funcionales asignadas y necesidades del servicio