Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Manejar y Administrar la información y documentación de la administración Municipal a través de las normas actuales sobre archivos y dirigir, coordinar y controlar la ejecución de programas sociales tales como adulto mayor y materno infantil ICBF
Entidad
Alcaldia Lenguazaque.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- Los requisitos generales de Estudios, de acuerdo con la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, los jefes de los organismos aplicarán las equivalencias adoptadas en el artículo 25 el Decreto Ley 785 de 2005, o la norma que la modifique, adicione o sustituya
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral o relacionada
Equivalencias:
- Los requisitos generales de Experiencia, de acuerdo con la jerarquía, las funciones, las competencias y las responsabilidades de cada empleo, los jefes de los organismos aplicarán las equivalencias adoptadas en el artículo 25 el Decreto Ley 785 de 2005, o la norma que la modifique, adicione o sustituya
Funciones del cargo
- Realizar oportunamente la apertura del archivo activo, enviando la documentación del año anterior al archivo Central.
- Las demás funciones que le asigne la ley o el superior inmediato según la naturaleza del cargo.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que le sean encomendados, aplicando las normas generales de archivo.
- Apoyar el desarrollo del programa social Adulto Mayor.
- Recordar a las dependencias los documentos que no han entregado oportunamente.
- Velar por la custodia de la información y documentos que por razón de su empleo tenga bajo su cuidado y mantener la reserva de la misma y en optimo estado.
- Realizar el reporte de las novedades que se presenten en el desarrollo del programa Adulto Mayor
- Colaborar en la búsqueda de los documentos solicitados los funcionarios de la administración municipal.
- Apoyar y participar de las actividades que se desprendan de la administración central Municipal y de sus distintas dependencias.
- Ejecutar labores de archivo, correspondencia, digitación, actualización de la información y otros similares, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
- Participar en la elaboración de los planes que se requieran para garantizar la eficiencia y desarrollo del sistema de archivo adoptado.
- Atender oportunamente al público que solicite información o servicio relacionado con sus funciones y facilitarle la consulta de documentos que autorice el secretario de Gobierno.
- Cumplir con funciones de archivo, aplicando tablas de retención documental, normas legales y de archivística vigentes sobre el tema.
- Suministrar a los demás funcionarios competentes los datos, informaciones y copias que exijan, siempre que lo ordene su jefe inmediato o el Alcalde.
- Apoyar el desarrollo del programa materno infantil de ICBF.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar los documentos que se envían para archivar de acuerdo al sitio que le corresponde en la organización del archivo.
- Realizar visitas domiciliarias de verificación del programa Adulto Mayor.
- Velar por el servicio y custodia de los documentos del archivo central.
- Suministrar oportunamente los documentos que se soliciten en el archivo, elaborando los comprobantes de entrega y controlar la devolución de documentos que se presten bajo autorización del secretario de gobierno.
- Realizar las funciones de secretario (a) del Consejo Municipal de Archivos.
- Expedir certificaciones que se requieran sobre la existencia o inexistencia en el archivo, de algún documento y compulsar las copias que le ordene el Secretario de Gobierno.
- Participar en la implementación de la cultura del autocontrol en la gestión de cada servidor en las dependencias.
- Proponer al Secretario de Gobierno, modificaciones al sistema de archivo y conservación de documentos.
- Realizar los reportes correspondientes a los entes respectivos sobre la situación de los adultos Mayores que se den como resultado de las visitas domiciliarias.
- Vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados y cuidar de que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.
- Realizar la priorización de los posibles beneficiarios del programa Adulto Mayor.
- Recibir, conservar y entregar los suplementos alimenticios adecuada y oportunamente.
- Gestionar y almacenar el archivo en medios magnéticos cuando sea del caso.
- Actualizar las formas de archivo para un fácil manejo.
- Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el Municipio para el ejercicio de las actividades.
- Coordinar el pago del subsidio del programa Adulto Mayor.
- Coordinar y ejecutar las transferencias documentales al archivo central.
- Realizar las capacitaciones a los servidores públicos en lo referente a la normatividad vigente de gestión documental.
- Realizar índices y rótulos de identificación.
- Participar en el comité evaluador de documentos, el cual hace parte del Consejo Municipal de Archivos y en cualquier otro comité o ente en que sea requerido.
- Elaborar los pedidos de útiles, papelería, materiales y suministros necesarios para el correcto funcionamiento del archivo.