Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo en los Procesos Administrativos generados en la dependencia, recibir y radicar la documentación interna y externa, orientación al usuario y realizar los procesos de archivo y correspondencia.
Entidad
Alcaldia Caqueza.
Requisitos de estudios
– Diploma de Bachiller.
Requisitos de experiencia
-Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Suministrar oportunamente la información, datos o documentos que le sean solicitados por el personal autorizado.
- Redactar correspondencia rutinaria y sencilla.
- Ejercer funciones de mensajero interno y externo en los casos requeridos.
- Atender al público y a los funcionarios personal y telefónicamente.
- Apoyar las actividades de la Secretaría de Hacienda.
- Apoyar cuando sea necesario, el ejercicio de las labores de los funcionarios de la dependencia asignadas en los asuntos de su conocimiento.
- Tramitar la correspondencia entrante y saliente al archivo principal, de acuerdo con las normas establecidas en el manual para el manejo y utilización del Archivo Municipal.
- Recibir, radicar y clasificar la correspondencia que entre al archivo principal y de las diferentes dependencias de la Administración Municipal.
- Realizar actividades de conservación de documentos de acuerdo a estos principios, en coordinación a su superior inmediato.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el superior inmediato de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño del empleo y con la capacitación del titular del cargo.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el Jefe Inmediato, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo con la capacitación del titular del cargo.
- Llevar y actualizar el archivo, ejerciendo los controles pertinentes.
- Responder por todos los elementos y equipos de la oficina que tenga a su cargo, de acuerdo a las responsabilidades entregadas por el Almacén.
- Llevar a cabo las notificaciones a las personas requeridas por la dependencia, rindiendo informe en caso de ser requerido.
- Encargarse del cobro del impuesto de plaza de mercado y recaudar recursos en la Secretaria de Hacienda Municipal.
- Elaborar y diligenciar documentos, formatos constancias y liquidaciones que sean competencia de la dependencia.
- Ejercer las demás funciones asignadas por el Jefe Inmediato, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño del empleo con la capacitación del titular del cargo.
- FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL ARCHIVO ESTA ASIGNADA A LA SECRETARÍA DE HACIENDA
- Organizar, mantener y preservar actualizado el archivo principal de acuerdo con las normas establecidas para tal fin.
- Presentar al superior inmediato un informe mensual de las labores realizadas y necesidades que tiene la oficina del Archivo General.
- Entregar y distribuir boletines, comunicados y demás documentos producidos por la dependencia asignada y que sean de conocimiento y manejo público.
- Realizar los requisitos y condiciones exigidos en el archivo general para la utilización o préstamo de algún documento del archivo, en coordinación con su superior inmediato.
- Fotocopiar los documentos que se requieran en la dependencia.
- Recepcionar todas las quejas que se presenten en la oficina y pasarlas al superior inmediato para que se le dé el trámite correspondiente.
- Archivar todos los documentos que entran al archivo municipal, de acuerdo a la organización de este (por dependencias, años, conceptos, etc
- ) teniendo en cuenta métodos de clasificación para facilitar la consulta de esta información en tiempos futuros.
- Llevar el registro de documentos prestados del archivo municipal con sus respectivas fechas de entrada y de recibo de dichos documentos del archivo municipal, cumpliendo con todos los requisitos y condiciones exigidas para tal fin.
- Desarrollar sistemas de organización y control para consulta y utilización de los documentos existentes en el archivo principal.
- Colaborar con el superior inmediato, en el desarrollo de las actividades que se requieran para el cumplimiento de los objetivos de la dependencia.