Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión general de la Dependencia en que sea asignado(a) prestando la asistencia técnica administrativa y de apoyo y logística a los funcionarios del nivel directivo, asesor ejecutivo, profesional y técnico, para facilitar el desempeño necesario para el desarrollo de la misión y el cumplimiento de las funciones propias de la respectiva dependencia.
Entidad
Alcaldia Gama.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación de tres años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
Sesenta (60) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Asegurar la calidad, economía, oportunidad en las actividades que le sean encomendadas, utilizando técnicamente los medios y recursos disponibles mediante la capacitación permanente en el uso de los mismos.
- Controlar y supervisar los suministros para su correcta aplicación y gasto para el grupo y las áreas funcionales donde se asigne, así como verificar periódicamente el inventario físico asignado a la dependencia correspondiente.
- Promocionar los servicios que presta la Biblioteca Pública Municipal entre los diferentes centros educativos, culturales y sociales instalados en el Municipio a nivel rural y urbano.
- FUNCIONES ESPECIFICAS POR CADA AREA
- Prestar la asesoría a las diversas entidades municipales para la utilización efectiva y oportuna de la información del Centro de administración Documental.
- Atender las solicitudes de préstamo de los libros, documentos y demás medios didácticos y pedagógicos, que sean requeridos por los usuarios, en términos de calidad, oportunidad, eficacia y eficiencia y observando los requisitos y procedimientos adoptados por la Administración Municipal para la salvaguarda de estos bienes.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con las disposiciones, los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo o financiero; verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.
- Colaborar en la elaboración del presupuesto y obtención de cotizaciones según las necesidades del servicio y de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Colaborar en el diseño de formas y cuestionarios para la recolección de datos en la verificación de información y revisión de tabulados.
- Cumplir con el horario establecido por la entidad para el cargo.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Apoyar el el centro de Administración Documental de la Administración municipal
- Adelantar labores relacionadas con la Administración de las instalaciones de propiedad o cargo del Municipio destinadas a las actividades culturales, recreativas o deportivas, ejecutando las actividades que le sean impartidas por autoridad competente.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Responder por la conservación, mantenimiento y uso racional de los materiales y equipo asignado para el desempeño del cargo.
- Responder por la conservación, mantenimiento y uso racional de los materiales y equipo asignado para el desempeño del cargo.
- Desarrollar sistemas de utilización y control para la consulta de los documentos y correspondencia de la Administración por parte de las otras dependencias.
- Gestionar las fotocopias que se requieren.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, controlar y conservar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con las disposiciones, los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos, manteniendo permanentemente una actitud ética, positiva, de colaboración, amable y discreta hacia las personas tanto externas como internas que requieran de los diferentes servicios de la Alcaldía Municipal.
- Estar permanentemente y correctamente informado(a) acerca de los servicios, programas, proyectos, actividades, procesos, procedimientos y trámites propios de la Alcaldía en general y especialmente de la Dependencia en la cual ha sido asignado(a), para garantizar la correcta información a la ciudadanía en general.
- Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondiente.
- Ejecutar los procesos administrativos y logísticos necesarios para el diseño de programas y actividades que promuevan y fortalezcan la adecuada utilización, por parte de los usuarios, de los bienes y servicios que presta la Administración Municipal por intermedio de la Biblioteca Municipal.
- Apoyar los procesos de diseño de programas y actividades que fortalezcan la práctica de la lectura, la recreación, la cultura, el aprovechamiento del tiempo libre de los habitantes del municipio.
- Apoyar y colaborar con la Administración Municipal en la realización de los eventos culturales, recreativos que se realicen en el Municipio.
- III.FUNCIONES GENERALES AL CARGO
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, controlar y conservar documentos, actos administrativos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados.
- Llevar un registro actualizado del censo de usuarios de la Biblioteca Pública Municipal.
- Controlar, supervisar y llevar de conformidad con las técnicas de archivo y biblioteca el inventario de los libros, documento, textos, y demás recursos pedagógicos y bienes propios de la Biblioteca Pública Municipal, velar por su conservación, reestructuración.