Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión general de la Dependencia en que sea asignado(a) prestando la asistencia técnica administrativa y de apoyo y logística a los funcionarios del nivel directivo, asesor ejecutivo, profesional y técnico, para facilitar el desempeño necesario para el desarrollo de la misión y el cumplimiento de las funciones propias de la respectiva dependencia.
Entidad
Alcaldia Gama.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación de tres años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
Sesenta (60) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Vigilar los bienes y elementos de consumo existan en cantidades suficientes y se adquieran los faltantes en el Almacén.
- Disponer todos los precios de los bienes muebles a adquirir por parte del Municipio.
- Expedir las altas y bajas de los bienes del municipio, así como los paz y salvo que se requieran, previo el lleno de los requisitos.
- Cumplir con el horario establecido por la entidad para el cargo.
- Responder por la conservación, mantenimiento y uso racional de los materiales y equipo asignado para el desempeño del cargo.
- Revisar los precios de los bienes muebles a adquirir por parte del Municipio.
- Diseñar, actualizar y realizar seguimiento al sistema de información que permita identificar, ubicar y clasificar los contribuyentes, no contribuyentes, responsables y sus respectivos estados de cuenta tributaria.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con las disposiciones, los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos, manteniendo permanentemente una actitud ética, positiva, de colaboración, amable y discreta hacia las personas tanto externas como internas que requieran de los diferentes servicios de la Alcaldía Municipal.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo o financiero; verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.
- Mantener actualizado el kardex de los bienes que posee el municipio.
- III. FUNCIONES GENERALES AL CARGO
- Elaborar el Plan de Compras Anual del Municipio.
- Gestionar las fotocopias que se requieren.
- Verificar que las existencias físicas inventariadas corresponden a lo registrado en los libros.
- Adelantar las actividades relacionadas con la recepción, clasificación e inspección de los elementos, registro de ingresos y egresos.
- FUNCIONES ESPECIFICAS POR CADA AREA
- Disponer todos los procedimientos inherentes al funcionamiento, administración y organización de almacén.
- Apoyar la actualización y reporte de los estados de cuenta y colaborar en la expedición de Paz y Salvo.
- Rendir la información correspondiente para efectos administrativos, financieros y fiscales.
- Estar permanentemente y correctamente informado(a) acerca de los servicios, programas, proyectos, actividades, procesos, procedimientos y trámites propios de la Alcaldía en general y especialmente de la Dependencia en la cual ha sido asignado(a), para garantizar la correcta información a la ciudadanía en general.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información que sobre estos aspectos le sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, controlar y conservar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Coordinar y colaborar con el sistema en el procesamiento de información requerida por la dependencia para su normal funcionamiento.
- Asegurar la calidad, economía, oportunidad en las actividades que le sean encomendadas, utilizando técnicamente los medios y recursos disponibles mediante la capacitación permanente en el uso de los mismos.
- Coordinar y controlar la organización y funcionamiento del Almacén de acuerdo con las normas y técnicas existentes al respecto.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Apoyar la ejecución de los procesos de diseño de políticas, programas, estrategias y sus respectivos planes para el recaudo, liquidación, cobro y fiscalización de los impuestos, tasas, contribuciones, multas y demás gravámenes a favor del Municipio.
- Colaborar en las actividades de carácter administrativo y logístico que desarrolla la Secretaría de Hacienda, con relación a la liquidación, recaudo y fiscalización de los impuestos municipales.
- Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondiente.
- Apoyar al Secretario de Hacienda en coordinación con las demás instancias de la Alcaldía para la definición, el establecimiento, ejecución y control de la cartera morosa a favor del municipio.
- Colaborar en la elaboración del presupuesto y obtención de cotizaciones según las necesidades del servicio y de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Controlar y supervisar los suministros para su correcta aplicación y gasto para el grupo y las áreas funcionales donde se asigne, así como verificar periódicamente el inventario físico asignado a la dependencia correspondiente.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Garantizar que los bienes muebles, equipos y suministros de propiedad del nivel o a cargo de la Administración Central del Municipio, estén debidamente amparados, vigilando que la cobertura, vigencia y demás condiciones de los seguros sean los requeridos para su efectividad, de acuerdo con los recursos disponibles.
- Controlar y dar visto bueno a los formatos de entrada y salida del almacén.
- Atender el orden y conservación de los materiales almacenados, diferenciando su naturaleza en devolutivos y de consumo.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, controlar y conservar documentos, actos administrativos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Sistematizar los inventarios y mantener actualizado un listado de precios de los bienes del mercado nacional.
- Cumplir y hacer cumplir las normas de administración de materiales.
- Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados.
- Colaborar en el diseño de formas y cuestionarios para la recolección de datos en la verificación de información y revisión de tabulados.