Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión general de la Dependencia en que sea asignado(a) prestando la asistencia técnica administrativa y de apoyo y logística a los funcionarios del nivel directivo, asesor ejecutivo, profesional y técnico, para facilitar el desempeño necesario para el desarrollo de la misión y el cumplimiento de las funciones propias de la respectiva dependencia.
Entidad
Alcaldia Gama.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación de tres años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
sesenta (60) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, naturaleza y área de desempeño del cargo.
- Tener actualizada la agenda del trabajo del Alcalde.
- Estar permanentemente y correctamente informado(a) acerca de los servicios, programas, proyectos, actividades, procesos, procedimientos y trámites propios de la Alcaldía en general y especialmente de la Dependencia en la cual ha sido asignado(a), para garantizar la correcta información a la ciudadanía en general.
- Llevar y mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo o financiero; verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que le sean solicitados, de conformidad con las disposiciones, los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos, manteniendo permanentemente una actitud ética, positiva, de colaboración, amable y discreta hacia las personas tanto externas como internas que requieran de los diferentes servicios de la Alcaldía Municipal.
- Administrar el correo institucional de la Alcaldía Municipal recepcionar a través de la Ventanilla única y remitirla a las diferentes dependencias de la administración, para lo cual llevará un mecanismo de radicación, con el objeto de observar su fecha de recibo, destinatario, generando las alertas necesarias de respuesta y fecha de contestación para lo cual exigirá copia de lo actuado.
- Gestionar las fotocopias que se requieren.
- Proyectar la Sanción de Acuerdos Municipales, Publicación y envió conforme a la ley para el correspondiente control de legalidad por parte del Gobernador de Cundinamárca.
- Otorgar las citas previas que sean solicitadas para audiencias con el señor Alcalde y en concordancia con el mismo.
- Ejercer el control numérico y de publicación de los Actos administrativos Decretos, Resoluciones y Circulares emanados del Despacho del Alcalde.
- Recepcionar la correspondencia general física de la Administración Municipal a través de la Ventanilla única y remitirla a las diferentes dependencias de la administración, para lo cual llevará un mecanismo de radicación, con el objeto de observar su fecha de recibo, destinatario, generando las alertas necesarias de respuesta y fecha de contestación para lo cual exigirá copia de lo actuado.
- Guardar con absoluta reserva la documentación de la Administración.
- Controlar y supervisar los suministros para su correcta aplicación y gasto para el grupo y las áreas funcionales donde se asigne, así como verificar periódicamente el inventario físico asignado a la dependencia correspondiente.
- Elaborar y redactar todos los documentos y la información relacionada con el Despacho de la Alcaldía, actas, registros, relaciones sencillas y demás que le ordene directamente el Alcalde.
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio lo requieran.
- Informar al Alcalde sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos, o documentación recomendada.
- Colaborar en la elaboración del presupuesto y obtención de cotizaciones según las necesidades del servicio y de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Asegurar la calidad, economía, oportunidad en las actividades que le sean encomendadas, utilizando técnicamente los medios y recursos disponibles mediante la capacitación permanente en el uso de los mismos.
- Colaborar en el diseño de formas y cuestionarios para la recolección de datos en la verificación de información y revisión de tabulados.
- Responder por la conservación, mantenimiento y uso racional de los materiales y equipo asignado para el desempeño del cargo.
- Atender al público con la oportunidad y amabilidad propia de tal forma que les preste su colaboración en todas las inquietudes y asuntos pertinentes.
- Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondiente.
- Velar por la buena presentación del Despacho del Alcalde y por el mantenimiento de los elementos y equipos de trabajo puesto bajo su responsabilidad.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, controlar y conservar documentos, actos administrativos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Refrendar con su firma los Actos Administrativos que expida el Alcalde y expedir las copias respectivas necesarias.
- Llevar y mantener el archivo del despacho del Alcalde Municipal, siguiendo los procedimientos establecidos en la materia y manejar la información y correspondencia del despacho.
- Cumplir con el horario establecido por la entidad para el cargo.
- III. FUNCIONES GENERALES AL CARGO
- FUNCIONES ESPECIFICAS POR CADA AREA
- Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados.
- Proyectar las soluciones a las correspondencias que reciba el Alcalde con el objeto de mantener el municipio comunicado con las diversas entidades de la Nación, Departamental, Intermunicipal o Regional.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir, controlar y conservar documentos, datos, elementos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la Dependencia, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.