Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de soporte administrativo para garantizar la atención integral al cliente interno y externo de la Entidad Territorial en la dependencia asignada.
Entidad
Alcaldia Penon.
Requisitos de estudios
DIPLOMA DE BACHILLER EN CUALQUIER MODALIDAD
Requisitos de experiencia
UN (01) AÑO DE EXPERIENCIA RELACIONADA.
Funciones del cargo
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos.
- Apoyar los procesos de redacción, digitación de documentos, cartas, oficios, informes, comunicaciones en general y demás actos administrativos, tomar dictados, apuntes, alimentar bases de datos y realizar las correspondientes transcripciones y demás trabajos que se le sean asignados por el superior inmediato.
- Comunicar las llamadas externas con las diferentes dependencias de la Alcaldía, brindar información telefónica relacionada con las funciones de la dependencia y de sus funcionarios y tomas mensaje cuando el funcionario solicitado no este disponible.
- Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo, sistematización de datos y los demás que se ejecuten en la dependencia asignada, de acuerdo a las directrices del inmediato superior.
- Conservar, custodiar y archivar todos lo documentos de la Secretaria de Gobierno.
- Responder por el diligenciamiento o distribución oportuna de toda la correspondencia asignada, dejando las respectivas anotaciones o registros de control de recibo y entrega respectivo.
- Elaborar oficios, documentos e informes estadísticos propios de la dependencia o área de desempeño, utilizando herramientas tecnológicas de información y computación y tramitarlos a las diferentes dependencias de la Administración Municipal y a otras instituciones.
- Operar, manejar en forma correcta y responder por el cuidad de los equipos asignados para el cumplimiento de sus objetivos.
- Recolectar y transcribir los datos requeridos para la elaboración de documentos, actos Administrativos y demás trabajos encomendados.
- Recibir, radicar, tramitar, distribuir, clasificar y archivar la correspondencia interna y externa, dirigida o procesada en la dependencia asignada, darle el trámite correspondiente en orden de prioridad y efectuar el envío de documentos confidenciales que le sean confiados según las directrices del superior inmediato.
- Atender al público y a los funcionarios, tomar nota de los mensajes entrantes y salientes y mantener informados del estado de los mismos a los funcionarios de las dependencias asignadas.
- Llevar los libros radicadores, registro y consecutivo de todos los actos administrativos que se generen en la dependencia asignada, recordar oportunamente al jefe inmediato, sobre las citas, reuniones y compromisos programados.
- Recepcionar documentos, tramitarlos ante el superior inmediato y proporcionar la información y orientación necesaria, de acuerdo a las directrices recibidas.
- Coordinar de acuerdo con instrucciones, las reuniones y eventos que deba atender el jefe inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.
- Colaborar en la consecución de la información y suministro de los documentos que le sean requeridos y responder por los oficios y documentos que le sean confiados.
- Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en razón de sus deberes.
- Mantener organizado y actualizado el archivo interno de la dependencia asignada de acuerdo con los registros de carácter técnico administrativo o financiero y las normas previstas en el Archivo General de la Nación presentando los informes correspondientes, responder por la seguridad y custodia de la documentación generada y por el buen uso de los bienes muebles, elementos y equipos asignados a su cargo.
- Llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de insumo de la dependencia asignada.
- Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente, acorde con la naturaleza del cargo y necesidades del servicio, para el logro de la misión institucional.