Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Brindar apoyo administrativo mediante la ejecución de los procesos y procedimientos propios de la dependencia, con el fin de lograr el máximo nivel de los objetivos, metas y planes de acción propuestos
Entidad
Alcaldia Suesca.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce(12)meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Colaborar con la transcripción o digitación de las comunicaciones oficiales y demás documentos propios de la dependencia, de conformidad con los requisitos y formatos establecidos en el Programa de Gestión Documental – PGD y/o el Programa de Gestión Documental Electrónico de Archivos – PGDEA, que implemente la Administración Municipal
- Preparar correspondencia, documentos e informes de la dependencia de acuerdo con las instrucciones recibidas
- Proyectar actos administrativos de las distintas situaciones administrativas de los empleados públicos de la administración central, de conformidad con las instrucciones recibidas por el jefe inmediato y la normativa vigente en la materia
- Recoger del casillero de la Ventanilla Única, las comunicaciones oficiales y/o correspondencia recibida dirigida para su trámite por la dependencia; verificando y firmando la planilla de control de recibo de conformidad con las pautas para el manejo de estas, adoptado por la entidad
- Atender y orientar al público, así mismo, las solicitudes del personal interno y externo de la administración siguiendo las instrucciones del Jefe inmediato y procedimientos
- Llevar la hoja de control de las historias laborales que reposan en la dependencia, conforme a lo establecido por las normas de archivo
- Participar con la preparación, traslado, la confrontación y corrección de las transferencias documentales primarias, del Archivo de Gestión de la dependencia al Archivo Central, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental e instrucciones o requisitos dados por el Archivo Central y/o quien cumpla dicha función y de conformidad con el Cronograma de Transferencias previsto
- Entregar en la Ventanilla Única las comunicaciones oficiales y/o correspondencia interna o externa que produce la dependencia, para legalizar su radicación o trámite, ubicándolas en el respectivo casillero, verificando y firmando la planilla de control de envió, que para tal fin adopte
- Colaborar con el desarrollo de las actividades de los funcionarios de la dependencia, en lo referente al manejo de las herramientas ofimáticas y equipos de oficina
- Apoyar en el control interno de préstamos documentales, de conformidad con el formato aprobado por el Comité Interno de Archivo, el Reglamento General de Archivos y/o el Programa de Gestión Documental que la entidad adopte
- Elaborar de conformidad con instrucciones del superior inmediato, oficios, cuadros, certificaciones, declaraciones e informes que se deriven del área de desempeño, y como consecuencia de los procesos en que interactúan
- Registrar y actualizar la información en el Sistema de Información y Gestión del empleo Públicos SIGEP de conformidad con la normativa establecida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y las instrucciones recibidas del jefe inmediato
- Ayudar a elaborar y actualizar el inventario documental de la dependencia, de conformidad con el formato de inventario único documental y las Tablas de Retención Documental, normalizados por el Archivo General de la Nación y adoptado por la entidad
- Revisar las historias laborales que reposan en la dependencia para que con base en los soportes físicos se proyecten certificaciones atendiendo las solicitudes e instrucciones dadas por el jefe inmediato
- Efectuar y recibir llamadas transmitiendo los mensajes correspondientes
- Las demás que le sean asignadas por el Jefe de la dependencia de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo
- Intervenir en la conservación, organización y custodia de los Archivos de Gestión, de acuerdo a la normatividad vigente y de conformidad con las Tablas de Retención Documental aprobadas para la dependencia, atendiendo el Programa de Gestión Documental y/o Programa de Gestión Documental Electrónico de Archivos, que implemente la administración municipal, sin perjuicio de la responsabilidad señalada para todo servidor público en el Código Disciplinario Único vigente