Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar y asistir los procesos administrativos, el manejo de documentos e información, trámites, atención a usuarios, tanto internos como externos, a cargo de una dependencia, con el fin de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos de la misma, observando los protocolos, procedimientos y técnicas para ello.
Entidad
Alcaldia Macheta.
Requisitos de estudios
TITULO DE BACHILLER
Alternativas:
- Terminación y aprobación de 3 años de educación básica primaria
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Alternativas:
- Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Efectuar diligencias y/o tramites externos o internos, relacionados con el logro de sus funciones y competencias de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, orientaciones y directrices impartidas.
- Transcribir, elaborar y presentar los informes, relacionados con la gestion administrativa de la dependencia, o que le sean requeridos, de acuerdo con las instrucciones, formatos, terminos y procedimientos establecidos.
- Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demas bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos.
- Promover y apoyar la organizacion y fortalecimiento del archivo de gestion de la dependencia, con el fin de facilitar y garantizar la mejora en la prestacion de los servicios a cargo de la dependencia, observando las disposiciones tecnicas, procedimentales y protocolarias sobre la materia.
- Aplicar las normas y procedimientos propios del sistema de control interno en el desarrollo de la gestion y de procesos asignados, conforme a las disposiciones, lineamientos y requerimientos establecidos.
- Administrar las claves que para el ingreso de las diferentes plataformas o sistemas de informacion, le sean asignadas, conforme a los protocolos de seguridad, confidencialidad y conservacion establecidos.
- Elaborar y proyectar los documentos oficiales (correspondencia), certificaciones, planillas y demas actos administrativos que requieran los usuarios tanto internos como externos, que sean competencias del area o proceso que maneje, de acuerdo con las directrices y disposiciones sobre la materia.
- Cumplir con las normas, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en el trabajo, en la ejecucion diaria de sus funciones, conforme a las disposiciones sobre la materia.
- Realizar las demas funciones que le asigne el jefe de la dependencia, conforme a la naturaleza del empleo, procesos o areas funcionales asignadas y necesidades del servicio.
- Atender y orientar a los usuarios, tanto internos como externos suministrando la informacion general que requieran de conformidad con los tramites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o area funcional asignada.
- Desempeñar funciones de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecucion del proceso contractual de la dependencia, conforme a los requerimientos.
- Coordinar y brindar el apoyo logistico y administrativo requerido para el desarrollo de actividades, eventos o reuniones que realice la dependencia o area funcional de acuerdo con las directrices, protocolos y procedimientos establecidos.
- Realizar los procesos de digitacion, aplicacion, actualizacion y/o registro documental de caracter administrativo, operativo y financiero propios de la dependencia, area funcional o proceso al que pertenece, observando los instrumentos tecnologicos, terminos legales, las directrices y procedimientos establecidos.
- Participar en los eventos de capacitacion a los que sea convocado, con el fin de estimular el desarrollo de sus funciones, de acuerdo con los cronogramas establecidos para ello.
- Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia o proceso asignado, observando los procedimientos establecidos.
- Realizar el proceso de gestion documental de la dependencia o area funcional de acuerdo con las tecnicas sobre TRD, protocolos, terminos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin.