Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar y ejecutar todas las actividades administrativas de apoyo, soporte y ejecución de los procesos, programas y proyectos que ejecute la administración central Municipal para asegurar una adecuada, oportuna y efectiva prestación del servicio contribuyendo al mejoramiento continuo y el logro de los mas altos niveles y estándares de calidad, eficiencia y economia en la gestión administrativa.
Entidad
Alcaldia Choconta.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de tres (03) años de educación básica primaria. Máximo: Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Clasificar y archivar los diferentes documentos que tramiten en la oficina y suministrar la información solicitada.
- Fijar y distribuir circulares, afiches y demás ayudas visuales en los puntos o dependencias que la administración municipal autorice u ordene
- Hacer uso de los programas, aplicativos y soluciones informáticas puestas a su disposición por la administración con el fin de mantener al día al día la información y disponer de memoria documentada de las actividades realizadas y los registros correspondientes
- Colaborar con el diligenciamiento, expedición y trámite de documentos, formatos, información, estadios de conveniencia y oportunidad, actas de inicio, suspensión, reinicio, de entrega y liquidación de contratos, informes de actividades, documentación en general, a cargo de la dependencia en materia de contratación, haciendo seguimiento de la información requerida hasta la firma de las actas de liquidación, satisfaciendo las necesidades del área de Contratación
- Colaborar con el cuidado y conservación de materiales y equipos asignados y velar por la buena presentación de su dependencia
- Colaborar con el jefe inmediato de la dependencia asignada con la recolección, validación, verificación de los procesos contractuales de la dependencia.
- Vigilar que se dé respuesta oportuna a los comunicados y solicitudes enviados por la Dependencia, para que se tramite en los términos establecidos de acuerdo a los procedimientos y normatividad vigente.
- Asistir y participa activamente a todas las capacitaciones que programe la Administración dentro y fuera de las instalaciones de la alcaldía en las horas que señale ésta, aún fuera del horario laboralmente conocido
- Colaborar con el cuidado y conservación de los materiales y equipos asignados y velar por la buena presentación a su dependencia
- Manejar con discreción y reserva la información, asuntos y la correspondencia del jefe de la dependencia.
- Ejercer el auto control en las funciones que desempeña con el fin de logar transparencia en su desempeño.
- Tramitar el pedido de suministros de equipos y elementos de oficina, necesarios para el funcionamiento de la dependencia
- Llevar el archivo de gestión y tablas de retención documental del proceso, programa o proyecto al cual sea asignado y de los demás a los que apoye tendiente a documentar las actividades, productos, resultados y logros y generar memorias que sera luego trasferida al archivo central
- Elaborar los informes, certificaciones, actos administrativos, reportes, cuadros estadísticos y demás documentos que requiera el líder de proceso o superior en línea de autoridad o responsabilidad que le corresponda para asegura el cumplimiento y la ejecución oportuna de las actividades programadas y asegurar la producción y consecución de resultados y metas institucionales.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel jerárquico,la naturaleza del cargo y el área de desempeño del cargo.
- revisar y usar diariamente y permanentemente el correo electrónico institucional dando respuesta oportuna a estos, manteniéndose informado (a) por este medio de los comunicados de las demás dependencias.
- Colaborar con la elaboración periódica del Plan de Acción de la dependencia a la que pertenece, para poder verificar su cumplimiento y evaluarlo con el Plan de Gestión, informando y evaluando sus indicadores de gestión.
- Elaborar, tramitar y velar por la correcta y correspondiente entrega de citaciones y notificaciones que sean propias del despacho y aquellas que por competencia son dirigidas a la dependencia.
- Colaborar en la realización de programas, actividades y de eventos especiales cuando estos sean programados por la administración
- Mantener contacto permanente con el responsable del proceso misional, estratégico o de soporte al cual sea asignado para las actividades de apoyo suficientes de tal manera que sus superiores no tengan que realizar funciones administrativas u operativas diferentes a aquellas relacionadas con la dirección o liderazgo del proceso respectivo
- Apoyar la organización y ejecución de los diferentes eventos tradicionales en coordinación con el jefe inmediato
- Recibir, radicar, tramitar y contestar la correspondencia de la dependencia, someterla a la aprobación del Superior Inmediato y transcribirla, para efectuar su oportuna respuesta o solución.
- Realizar todas las actividades administrativas de apoyo, soporte y ejecución de los procesos, programas y proyectos que ejecute la administración central municipal para asegurar una adecuada, oportuna y efectiva ejecución.
- Responder por la pérdida de elementos bajo su custodia, con el fin de salvaguardar los inventarios de la Administración.
- Efectuar labores de recepción, atención telefónica y asesoría a los usuarios internos y externos que lleguen a la dependencia, dando información general , solucionando inquietudes, que estén dentro de sus competencias y concretar entrevistas con su superior jerárquico.