Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo y asistencia administrativa, encaminadas a facilitar la ejecución de actividades relacionadas con la Secretaria de Desarrollo Institucional y de Gobierno conforme a los procedimientos establecidos para garantizar una gestión eficiente y oportuna.
Entidad
Alcaldia Villapinzon.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller
Requisitos de experiencia
Dos ( 2 ) años de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Tomar los dictados, proyectar la redacción de los oficios de menor complejidad que le sean encomendados, transcribir a máquina o computador la correspondencia, informes, actos administrativos y demás documentos que se le asignen, de acuerdo a las indicaciones dadas por el superior inmediato.
- Organizar el flujo y tener el control, de las solicitudes de entrevistas que se vayan presentando, y el suministro de información personal por teléfono al público en general y a los funcionarios de la administración de acuerdo a las instrucciones del superior Inmediato
- Clasificar, codificar, organizar e incorporar al archivo de la dependencia los documentos referidos en las tablas de retención que se produzcan diariamente y velar por su custodia, al igual que hacer la transferencia diaria de copia de los mismos al archivo central.
- Mantener absoluta discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales, y los que conozca por razones de su competencia y trabajo
- Responder por el buen uso y conservación los elementos de consumo y equipos que se le asignen o que tenga a su cargo de acuerdo con las responsabilidades llevadas por el Almacén General
- Efectuar el trámite y legalización de las cuentas de cobro para el pago de las obligaciones y compromisos, según los reglamentos existentes
- Las demás que le asigne su superior inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo
- Colaborar en la elaboración de las relaciones e informes de la dependencia con destino a los organismos de control y vigilancia
- Mantener un orden de prioridad en el trámite de correspondencia y demás documentos que lleguen o salgan del despacho
- Llevar control de responsabilidad de los diferentes préstamos que se haga de documentos, textos, libros y revistas entregados al despacho del superior inmediato
- Ejercer las labores secretariales, de asistencia y de apoyo en la Secretaria de Cultura Deporte y Recreación.
- Elaborar y tramitar en forma programada los pedidos de suministros de elementos devolutivos y de consumo que se requieran y pasar al jefe inmediato para su aprobación
- Recibir, radicar, clasificar, archivar y distribuir los documentos producidos, o que lleguen a la dependencia
- Velar por una permanente y correcta presentación y por el orden en el área de la oficina donde presta sus servicios
- Atender las llamadas telefónicas, tomar nota de ellas, cuando el superior inmediato no pueda contestarlas, y comunicar a éste, con las personas que le indique para lo cual mantendrá un registro y control de llamadas.
- Mantener informado al superior inmediato sobre los asuntos y temas que según su experiencia, merezcan llegar al conocimiento de éste
- Colaborar con el superior inmediato en la elaboración de su agenda de trabajo y mantenerlo informado sobre los compromisos oficiales y su asistencia a juntas y reuniones