Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Organizar y ejecutar actividades para garantizar el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta a las diferentes dependencias de la entidad y ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación
Entidad
Alcaldia Barbosa.
Requisitos de estudios
Título de formación tecnológica, título de formación técnica profesional en Administración de empresas, Economía Ingeniería Industrial o Administración Publica. Equivalencias establecidas en el artículo 25 de Decreto 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
DIECIOCHO MESES EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- Realizar las propuestas de manera oportuna al secretario general y del interior, para llevar a cabo una buena gestión del archivo general y al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación con el objeto de facilitar el sistema de organización y gestión documental de la entidad.
- Aplicar los procedimientos y tecnologías establecidas para el manejo y conservación del archivo general del Municipio de Barbosa
- FUNCIONES TECNICO ADMINISTRATIVO-ARCHIVO
- Realizar las propuestas de manera oportuna al secretario general y del interior, para llevar a cabo una buena gesti�n del archivo general y al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicaci�n con el objeto de facilitar el sistema de organizaci�n y gesti�n documental de la entidad.
- Aplicar los procedimientos y tecnolog�as establecidas para el manejo y conservaci�n del archivo general del Municipio de Barbosa.
- Coordinar y colaborar con el superior inmediato y/o quien se disponga para la elaboraci�n de las tablas de retenci�n documental de conformidad con lo establecido en la ley 594 de 2000 y dem�s normas complementarias.
- Elaborar a las diferentes dependencias de la Administraci�n municipal los instructivos para la correcta clasificaci�n y selecci�n de documentos a remitir al archivo de acuerdo con los par�metros establecidos en las tablas de retenci�n documental.
- Elaborar y comunicar a las distintas dependencias el calendario de recibo de los documentos para el archivo inactivo.
- Recibir, seleccionar, radicar, clasificar y codificar los documentos, de acuerdo con los par�metros establecidos para la transferencia de los documentos al archivo.
- Ubicar y conservar los documentos de acuerdo con la forma de conservaci�n previamente definida y siguiendo la clasificaci�n adoptada.
- Dar salida a los documentos para efectos de su consulta interna o externa, siguiendo los procedimientos establecidos.
- Actuar como Secretario del Comit� de Archivo del Municipio, elaborando las respectivas actas de reuni�n.
- Establecer con las dependencias los par�metros para el manejo documental de acuerdo a las decisiones tomadas en el comit� de archivo municipal.
- Establecer el procedimiento para la conservaci�n o eliminaci�n de los documentos de acuerdo con decisiones tomadas en el Comit� de Archivo Municipal.
- Mantener actualizado el archivo de los documentos a su cargo de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Orientar a los usuarios y suministrar informaci�n, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los tr�mites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos para ello.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.
- Proyectar los informes que requiera el Archivo General de la Naci�n, acorde con los lineamientos de esa entidad.
- Colaborar en todas aquellas cuestiones que le delegue o encomiende el secretario general y del interior, y en especial, velar por la organizaci�n y la custodia de la documentaci�n bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta.
- Colaborar en aquellas cuestiones espec�ficas que le indique la direcci�n del centro, en especial, la elaboraci�n y aplicaci�n de las normas de organizaci�n y funcionamiento del archivo.
- Proponer acciones que considere oportunas para mejorar, agilizar o facilitar la gesti�n del archivo.
- Elaborar y aplicar el cuadro de clasificaci�n de la documentaci�n del organismo, instituci�n o entidad para que se aplique de forma un�voca y generalizada en todos los archivos de gesti�n, adem�s del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualizaci�n de su proceso.
- Definir y dirigir de acuerdo con la responsabilidad otorgada, el sistema de organizaci�n integral de la documentaci�n.
- Llevar a cabo el seguimiento y actualizaci�n del proceso de gesti�n integral de la documentaci�n.
- Las dem�s funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el �rea de desempe�o del cargo.