Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar las actividades de apoyo administrativo, complementarias de las funciones y responsabilidades de los niveles superiores, indispensables para el desarrollo de la gestión administrativa de la dependencia, utilizando la tecnología dispuesta y teniendo en cuenta la normatividad vigente y las políticas institucionales.
Entidad
Alcaldia Oiba.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Atender, al público personal, telefónicamente y fijar las entrevistas o reuniones que sean autorizadas por el superior inmediato
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia, aplicando el Sistema de Gestión Documental
- Transcribir y digitar oportunamente, todos los documentos que se requieran, para el normal desarrollo de las funciones de la dependencia
- Revisar, analizar, codificar, registrar y tramitar documentos relacionados con asuntos de competencia de la dependencia asignada, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos que ingresan y salen de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos
- Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el superior inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos
- Efectuar diligencias externas cuando las necesidades del servicio las requieran
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos
- Informar a la dependencia asignada en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa relacionadas con la organización del archivo de gestión del área de desempeño, aplicando la Tabla de Retención Documental
- Elaborar cuadros de diversa naturaleza y presentar los informes que le sean solicitados en relación con sus funciones
- Recibir y efectuar llamadas telefónicas, para verificar el avance de los diferentes procesos de la dependencia, de manera oportuna y de acuerdo con las orientaciones del Jefe Inmediato
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y periodicidad requeridas
- Responder por la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico o electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y el buen uso de los mismos
- Ejercer las demás funciones asignadas por el superior inmediato, acordes con el propósito principal del cargo