Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad.
Entidad
Alcaldia Betulia.
Requisitos de estudios
Bachillerato completo en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia en labores afines
Funciones del cargo
- Desempeñar las demas funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por su jefe inmediato
- Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestacion de los servicios a cargo de la entidad.
- Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
- Mantener en orden el archivo de la oficina.
- Redactar la correspondencia que le indique el alcalde.
- Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
- Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por el Alcalde, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de control, entre otros.
- Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.
- Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.
- Mantener contacto directo con el personal en aras de apoyar a los empleados en las diferentes decisiones administrativas.
- Atender las llamadas telefonicas y al publico o funcionarios que se presentan a la oficina.
- Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demas documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
- Controlar la existencia de utiles y papeleria para la oficina.
- Proyectar y preparar los convenios de caracter institucional.
- Colabora en la elaboracion y programacion del presupuesto de egresos e ingresos.
- Apoyar la implementacion del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
- Recibir, modificar inicial y periodicamente la clave de acceso, la cual es personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a traves de ella.
- Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalias relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.
- Apoyar en los analisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan al despacho.
- Cumplir con las funciones contenidas en la Constitucion, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la corporacion Municipal.
- Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecucion de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razon del cargo.
- Cumplir de manera efectiva la mision y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecucion de los procesos en que interviene en razon del cargo.