Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de asistencia administrativa y complementaria con calidad, que contribuyan al desarrollo y cumplimiento de los planes y programas para el logro de los objetivos de la institución.
Entidad
Unidades Tecnologicas Santander.
Requisitos de estudios
Núcleo Básico del Conocimiento-NBC-: Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Seis (06) meses de experiencia Laboral.
Funciones del cargo
- Realizar tareas de apoyo, en transcripción en los medios electromagnéticos, informáticos, cartas, documentos, informes, correspondencia y otros textos que le asigne su jefe inmediato, de acuerdo con las normas establecidas por la Institución.
- Mantener actualizado y organizado el archivo de los documentos de la oficina, de acuerdo con las normas vigentes.
- Llevar agenda de los compromisos oficiales y mantener informado a su superior inmediato, sobre las diferentes actividades programadas, tales como reuniones, citas, asuntos pendientes, entre otros.
- Realizar y acatar prioritariamente las tareas que le asigne el inmediato superior, relacionadas con las funciones del cargo
- Realizar y llevar los registros de control de la correspondencia recibida, despachada de acuerdo con las normas establecidas en su oficina.
- Guardar la debida reserva de asuntos confidenciales tratados en la oficina.
- Responder por el suministro adecuado de los útiles y papelería que requiera su oficina.
- Participar y apoyar la coordinacion y organizacion de las actividades de protocolo, seminarios, congresos y eventos en los cuales interviene su oficina.
- Realizar control al préstamo de la documentación, equipo y materiales que pertenecen a su oficina.
- Atender en forma cortés y adecuada la comunicación por teléfono.
- Prestar la colaboración correspondiente con otras oficinas en aquellas actividades que requieran trabajo de apoyo en procesos institucionales.
- Aplicar las últimas técnicas de correspondencia y archivo.
- Atender y orientar al público en general, suministrando la información necesaria en forma cortés y oportuna.
- Llevar el control periódico sobre consumo de elementos de oficina, con el fin de determinar las necesidades reales de los mismos, así como preparar y solicitar oportunamente los requerimientos correspondientes.
- Propender por la buena organización, orden y presentación de su lugar de trabajo.
- Realizar las tareas asignadas en los diferentes sistemas de información instalados en su oficina.
- Presentar informes periódicos de las tareas realizadas e informar al inmediato superior cualquier situación relacionada con el cumplimiento de las funciones del cargo.
- Cumplir con las normas y recomendaciones establecidas en el Sistema Integrado de Gestión SIG, Sistema de Gestión de Calidad y de los reglamentos internos.
- Organizar y actualizar los archivos de gestión del área de conformidad con los procedimientos establecidos para la gestión documental y según las normas del Archivo General de la Nación.
- Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza del empleo y las fijadas por la constitución, la ley, estatutos y reglamentos.