Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar actividades relacionadas con las labores de oficina a la dependencia que le corresponda
Entidad
Instituto Vivienda Bucaramanga.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Alternativas:
- Título de formación tecnológica o deformación técnica profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación y la aprobación de los estudios en la respectiva modalidad. Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso especifico de mínimo sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos.
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Recibir, clasificar y distribuir documentos, datos y elementos, y/o correspondencia relacionada con los asuntos asignados, y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
- Manejar los sistemas de información correspondientes a la dependencia y dar apoyo en el momento que se requiera.
- Hacer seguimiento al trámite de los documentos propios de su dependencia, dentro de los términos establecidos.
- Transcribir los documentos que se le asignen, para generar comunicaciones, oficios bajo técnicas secretariales y directrices documentales institucionales vigentes.
- Ejecutar labores de archivo, correspondencia, digitación, actualización de la información y otros asuntos similares, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato y la normatividad vigente.
- Brindar orientación y atención al público en general sobre los diferentes servicios que presta la entidad, bajo los criterios de calidad del servicio establecido.
- Apoyar al grupo de trabajo correspondiente, bajo directrices establecidas por el superior inmediato.
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de calculo presentaciones en software relacionado y realizar consultas en aplicativos de Internet.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Llevar y mantener al día el archivo de gestión de la dependencia, aplicando la normatividad archivística vigente y las Tablas de Retención correspondiente.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del jefe de la dependencia, bajo criterios de confidenciabilidad y ética profesional.
- Llevar la agenda diaria de los asuntos propios de la Dependencia y confirmar las reuniones, juntas, consejos y demás actos en los cuales deba intervenir el superior
- inmediato.
- Mantener actualizado los directorios telefónicos del jefe de la dependencia, de acuerdo a las necesidades y relación de comunicación establecidos.
- Tramitar los pedidos de útiles y papelería de la oficina, con oportunidad bajo los procedimientos internos establecidos.
- Disponer en medio magnético la base de datos, la información actualizada y archivo de gestión de la dependencia y los asuntos trabajados
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas, dentro del proceso y procedimientos en los que participa.
- Participar en el diseño, mantenimiento y mejora del desarrollo de los Sistemas Integrados de Gestión Institucional MECÍ – CALIDAD y Gestión Documental dentro de los procesos de su dependencia.
- Dar uso adecuado a los equipos y herramientas de trabajo asignados bajo su responsabilidad, de acuerdo a la normatividad vigente y directrices institucionales.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.