Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la información de la dependencia asignada, para el personal interno y externo, aplicando el sistema de gestión documental, cumpliendo a cabalidad con las directrices y procedimientos definidos por el superior jerárquico, conservado los principios de lealtad, discreción, oportunidad y economía dentro del actuar en el marco de sus actividades.
Entidad
Alcaldia Lebrija.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- NA
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia laboral en el área afín al cargo.
Funciones del cargo
- Brindar apoyo asistencial, orientación y asesoría al usuario de la dependencia a la cual se encuentre asignada en los diferentes programas y proyectos, acorde con el equipo de trabajo, con el fin de contribuir al mejoramiento de los procedimientos de la dependencia.
- Apoyar los procesos y trámites, actuaciones y decisiones de la dependencia, realizando verificaciones que se requieran, con base a la normatividad y procedimientos establecidos.
- Colaborar con la recopilación de la información que se requiera de acuerdo con los estudios que se adelanten en la dependencia, según los parámetros establecidos; garantizando la oportunidad y confiabilidad de los datos.
- Revisar la información relacionada con los procesos propios encomendados al equipo de trabajo, utilizando los mecanismos y normas establecidas; permitiendo realizar seguimiento y control por parte de la dependencia.
- Mantener actualizado los sistemas de información que se genere en cumplimiento de los programas y proyectos que se desarrollan en la dependencia mediante el uso de herramientas informáticas, con el fin de facilitar la toma de decisiones.
- Atender personal y telefónicamente al público, trasmitir la información e inquietudes requeridas al superior jerárquico y direccionar la que no corresponda a la dependencia pertinente.
- Proyectar respuesta a los derechos de petición, solicitudes y demás requerimientos de acuerdo con el área de desempeño.
- Recibir, Radicar, redactar organizar y coordinar él envió de la correspondencia de la dependencia, conforme a los procedimientos establecidos para tal fin y distribuirla de acuerdo a las instrucciones del superior inmediato.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
- Llevar y mantener al día el archivo de la correspondencia.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del jefe de la dependencia.
- Tramitar los pedidos de útiles y papelería de la oficina.
- Aplicar el sistema gestión documental a la institución.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas.
- Llevar la agenda del jefe de la dependencia y coordinar de acuerdo a las instrucciones reuniones, capacitaciones juntas comités, y llevar el control de los compromisos adquiridos por el área de trabajo.
- Velar por la entrega de los informes correspondientes a los entes de control, así como las peticiones que realicen los contribuyentes y usuarios respetando los términos de ley.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo de Evaluación de Control Interno MECÍ y los criterios adoptados por el sistema de Calidad de la Alcaldía.
- Organizar los archivos y documentos del área asignada, mantenerlos actualizados y responder por su custodia y cuidado.
- Asistir a las diferentes jornadas de capacitación que se programe el área de Talento Humano, Control Interno y Mecí-Calidad.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo y el área de trabajo.