Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Coadyuvar debidamente a la gestión de la Alcaldía mediante labores asistenciales requeridas, así como controlar, ejecutar y desarrollar las actividades que permitan el debido orden y normal funcionamiento y que garanticen una debida prestación del servicio.
Entidad
Alcaldia Lebrija.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- NA
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral en el área a fin al cargo.
Funciones del cargo
- Orientar a los usuarios, suministrándole información, documentos, de conformidad con los trámites, procedimientos y autorizaciones establecidas.
- Ejecutar las funciones encomendadas de acuerdo a las directrices del señor alcalde.
- Recibir, atender y transmitir las llamadas telefónicas con los mensajes correspondientes y, tomar nota de las mismas para luego transmitirlas, en caso de no encontrarse su superior inmediato o compañero de trabajo en el sitio habitual de labores.
- Atender y orientar a los usuarios personal y telefónicamente suministrando la información necesaria y precisa de acuerdo con las consultas realizadas.
- Recibir, registrar y re direccionar la correspondencia allegada a la dependencia atendiendo los procedimientos establecidos para tal fin.
- Organizar y conservar los archivos y documentos institucionales, protegiendo la memoria institucional de acuerdo con los procedimientos determinados.
- Elaborar y transcribir oficios, certificaciones, actos administrativos y demás documentos conforme a las instrucciones impartidas.
- Colaborar en los aspectos logísticos necesarios para llevar a cabo reuniones de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Colaborarle a los diversos visitantes o usuarios que ingresen a su sitio de trabajo, indicándoles con exactitud el sitio en donde pueden ser atendidos oportunamente por el personal al servicio de la Alcaldía.
- Manejar y organizar la agenda del jefe inmediato informándole oportunamente de los compromisos adquiridos.
- Adelantar acciones para la consecución de información y documentos indispensables para el apoyo de los asesores y profesionales adscritos a la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas, por el superior inmediato.
- Alimentar y manejar los sistemas de información de la entidad cumpliendo con los parámetros determinados para la actividad.
- Actualizar y mantener organizada las bases de datos de la dependencia conforme a los parámetros dispuestos.
- Colaborar en los aspectos logísticos necesarios para llevar a cabo reuniones de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Mostrar en todo momento disposición de diligencia y cordialidad, tanto con el personal interno como externo a la administración, guardando el debido respeto hacia cualquier persona que se le acerque, en búsqueda o solicitud de uno de los servicios de la administración.
- Velar por la entrega de los informes correspondientes a los entes de control, así como las peticiones que realicen los contribuyentes y usuarios respetando los términos de ley.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo de Evaluación de Control Interno MECÍ y los criterios adoptados por el sistema de Calidad de la Alcaldía.
- Proyectar la respuesta a los derechos de petición, solicitudes y demás requerimientos de acuerdo con el área de desempeño
- Organizar los archivos y documentos del área asignada, mantenerlos actualizados y responder por su custodia y cuidado.
- Asistir a las diferentes jornadas de capacitación que se programe el área de Talento Humano, Control Interno y Mecí-Calidad.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo y el área de trabajo.