Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar actividades relacionadas con labores de oficina y de apoyo a la Secretaria General y de Gobierno.
Entidad
Alcaldia San Joaquin.
Requisitos de estudios
Titulo de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
doce meses de experiencia laboral o relacionada
Funciones del cargo
- Organizar el manejo y cumplimiento de las actividades y compromisos diarios contraídos para la Administración para el óptimo desarrollo y cumplimiento de las funciones constitucionales y legales de la entidad.
- Atender, recibir, radicar, tramitar y controlar la correspondencia y demás comunicaciones escritas (cuadros, certificaciones, solicitudes) generadas, tramitadas, y/o utilizadas por la dependencia diariamente para el normal funcionamiento y desarrollo de los objetivos y programa de la misma de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
- Atender, guiar e informar a los funcionarios y /o comunidad telefónica y/o personalmente en los requerimientos relacionados con procedimientos y actividades propias de la dependencia, dándole la adecuada orientación sobre los mismos.
- manejare los sistemas de información correspondientes a la dependencia y dar apoyo en el momento que se requiera.
- Mantener informado al superior inmediato sobre las reuniones a las cuales debe asistir facilitándole los informes pertinentes.
- Ejercer las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, naturaleza y el área de desempeño de desempeño y con la profesión del titular del cargo.
- La clasificación documental se realizara de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las áreas secciones, subsecciones, series y subseries del cuadro de clasificación de archivo, siguiendo las normas internacionales de Descripción archivística ISAD-G.
- Al menos una vez al año, los responsables de las unidades y los encargos de los archivos de la institución deben revisar que se cumplan estas normas en informar a los Coordinadores de cualquier circunstancia que impida o entorpezca su buen funcionamiento.
- Velar por el mantenimiento de la planta física del palacio municipal, así como por el servicio de vigilancia.
- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedad debidamente consignada cuando sea el caso.
- Responder por el ingreso, evaluar y controlar la información pertinente a los procedimientos en los cuales intervenga la dependencia de la Secretaria General y de Gobierno.
- Hacer seguimiento al tramite de los documentos propios de su dependencia.
- Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones, audiencias y eventos que deba atender el Secretario General y e Gobierno como responsable de los diferentes programas, llevando los registros correspondientes para la evaluación y control de los informes.
- Llevar el control y registro sobre las actas, resoluciones y demás documentos relacionados con los actos administrativos llevados a cabo por la entidad territorial.
- Contribuir al buen desempeño de la dependencia mediante el procesamiento oportuno de la información y documentación requerida por la Administración Central.
- Funciones Normativas:
- Colaborar en la organización, logística y citaciones de todo tipo de reunión que programe el responsable de área.
- Gestión Documental:
- Estas funciones serán desempeñadas por el Auxiliar Administrativo Adscrito a la dependencia de la Secretaria General y de Gobierno.
- Administrar, desarrollar, organizar y aplicar los procedimientos del sistema de gestión documental para promover la custodia y conservación del archivo central conforme las tablas de retención documental y analizar los requerimientos del cliente.
- Funciones Operativas:
- Controlar el ingreso de la documentación
- Organización del fondo documental, creación de bases de datos (clasificar, ordenar, describir).
- Descripción (inventarios, e Indización).
- Aplicación de las normas internacionales de descripción Archivística
- Gestión documental.
- Creación de un sistema de información para el control, localización y digitalización de la información estratégica.
- Conservación.
- Servicio y control de préstamo de la archivalia.
- Selección, traslado de la documentación.
- En la organización documental, se deberá respetar el principio de procedencia administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un documento administrativo.
- Los documentos administrativos que se producen o recibe el ente, deberán ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta según la clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá llevar el orden al de su producción es decir orden descendente, de arriba hacia abajo una orden que muestre la secuencia histórica del asunto o tramite que realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones.
- Los expedientes deberán integrarse con documentos administrativos originales conteniendo un índice de los mismos y estarán vinculados a su sección y series respectivas, señalando su título preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda esto último deberá indicarse en la caratula del propio expediente.
- Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamente registrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.
- La ubicación de la documentación en carpetas, prensas cajas cd, diskette libros o cualquier otro resguardo físico debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos así como facilitar su localización mediante rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito
- Corresponde a los responsable del archivo gestionar el traslado o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea conveniente.
- Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.
- Que el índice de consulta de documento sea mínimo
- Que haya terminado el plazo de los dos años en el archivo.
- Que existen razones de peso para que el archivo de gestión del despacho lo conserve por un plazo determinado, evaluando su valor administrativo, legal y científico – cultural.
- Para transferir documentos del archivo de gestión al archivo central.
- Control de préstamo de la documentación con la respectiva firma del funcionario.
- Solo se prestaran copia de los documentos y en caso de ser necesario los originales