Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de orden operativo que apoyen el desarrollo de las funciones y responsabilidades de los niveles superiores en la gestión administrativa de las secretarías de despacho, oficinas y demás dependencias de la Administración Municipal.
Entidad
Alcaldia Lebrija.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- NA
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral en el área a fin al cargo.
Funciones del cargo
- Facilitar el servicio público a los clientes externos e internos de acuerdo con los procedimientos de la dependencia en la cual se encuentre asignado (a).
- Alimentar y manejar los sistemas de información de la dependencia que le sean asignados, cumpliendo con los parámetros y procedimientos.
- Realizar el apoyo administrativo a la dependencia respecto de los programas y proyectos que se encuentran a cargo de la misma.
- Clasificar la correspondencia y la documentación recibida y enviada y archivar en las carpetas correspondientes de conformidad con las Tablas de Retención y al Manual de Gestión Documental.
- Aplicar tecnologías de la información teniendo en cuenta las necesidades del área de desempeño, toma de información y registro en bases de datos.
- Digitar y archivar documentos de acuerdo con las normas vigentes.
- Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes áreas de la Secretaría y llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
- Realizar inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de inactivos y documentos que han caducado de acuerdo con las TRD.
- Actualizar permanentemente el archivo físico y magnético con la información y documentos de los trámites realizados, adicionalmente realizar la digitalización de los documentos indicados si se posee los servicios de escaneo de imágenes.
- Ejecutar labores de archivo, correspondencia, digitación, actualización de la información y otros similares, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato
- Apoyar en la revisión de los documentos de los contratos que se reciben para la firma del Secretario de Despacho y/o jefe de la dependencia.
- Llevar la agenda del superior inmediato coordinar, audiencias, reuniones, juntas o comités.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Velar por la entrega de los informes correspondientes a los entes de control, así como las peticiones que realicen los contribuyentes y usuarios respetando los términos de ley.
- Colaborarle a los diversos visitantes o usuarios que ingresen a la sede principal o sedes de la Administración Municipal, indicándoles con exactitud el sitio en donde pueden ser atendidos oportunamente por el personal al servicio de la Alcaldía.
- Mostrar en todo momento disposición de diligencia y cordialidad, tanto con el personal interno como externo a la administración, guardando el debido respeto hacia cualquier persona que se le acerque, en búsqueda o solicitud de uno de los servicios de la administración.
- Organizar los archivos y documentos del área asignada, mantenerlos actualizados y responder por su custodia y cuidado.
- Asistir a las diferentes jornadas de capacitación que se programe por el área de Talento Humano, Control Interno y Mecí-Calidad.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo de Evaluación de Control Interno MECÍ y los criterios adoptados por el sistema de Calidad de la Alcaldía.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza del cargo y el área de trabajo.