Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Asistir y apoyar al jefe inmediato en la ejecución de labores administrativas y apoyar el desarrollo de procesos y procedimientos de la dependencia teniendo en cuenta las normatividad existente y manejar la información conforme a la ley de gestión documental y archivo y los sistemas que se implementen para el mejoramiento de la administración municipal
Entidad
Alcaldia Carcasi.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Alternativas:
- Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria
Requisitos de experiencia
Un año de experiencia
Alternativas:
- Un año de experiencia especifica
Funciones del cargo
- Responder por la información que se maneje y genere conforme a los procesos y procedimientos en los cuales se desempeña propios de la dependencia.
- Organizar, clasificar y mantener el archivo de gestión y los documentos que son competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos sobre el particular por la Alcaldía.
- Atender, recibir, radicar, tramitar y controlar la correspondencia y demás comunicaciones escritas.
- Revisar diariamente los correos institucionales y mantener al tanto al jefe inmediato.
- Revisar las páginas web del municipio y dar a conocer las respectivas novedades al jefe inmediato.
- Revisar y dar respuesta a la documentación e información que se maneje en línea y que sea autorizada por su jefe inmediato
- Apoyar el proceso y lineamiento de gobierno en línea
- Atender, guiar e informar a los funcionarios y/o comunidad telefónica y/o personalmente en los requerimientos relacionados con procedimientos y actividades propias de la dependencia, dándole la adecuada orientación sobre los mismos.
- Ejecutar labores relacionadas con oficina y de apoyo a la dependencia.
- Manejar los sistemas de información correspondientes a la dependencia y dar apoyo en el momento que se requiera.
- Hacer seguimiento al trámite de los documentos propios de su dependencia.
- Mantener informado al superior inmediato sobre las reuniones a las cuales debe asistir facilitándole los informes pertinentes.
- Colaborar en la organización, logística y citaciones de todo tipo de reunión que programe el responsable del área.
- Mantener actualizado periódicamente las tablas de retención documental de la Administración Municipal
- Atender personal y telefónicamente al público.
- Llevar la agenda y recordar compromisos.
- Apoyar la vinculación a seguridad social de todos los funcionarios.
- Proyección de actas de inicio, avances y liquidación de los contratos relacionados con la dependencia.
- Elaborar las resoluciones de comisiones de los diferentes funcionarios y solicitar el CDP de las mismas.
- Llevar el control y registro de numeración de actos administrativos decretos y contratos.
- Atención al público.
- Colaborar en la elaboración de los informes que se deban presentar ante los diferentes entes de control y demás autoridades.
- Proyectar respuesta de los oficios que correspondan a la dependencia.
- Llevar la agenda de reuniones de su jefe y colaborar con los informes que requiera para ellas.
- Apoyar todos los procesos y procedimientos propios de la dependencia.
- Las demás funciones propias de la naturaleza del cargo y que surjan de nuevas políticas públicas del nivel departamental y nacional.