Estado
La convocatoria 435 – CAR / ANLA ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Implementar los parámetros establecidos en el sistema de gestión documental y de calidad de la entidad, relacionados con el manejo de la documentación interna y externa de la subdirección de recursos naturales.
Entidad
Corporacion Desarrollo Sostenible Norte Oriente Amazonico.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobación de (4) años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y viceversa, o por aprobación de (4) años de educación básica secundaria y CAP del SENA.
Equivalencias:
- Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia laboral en áreas relacionadas
Equivalencias:
- Aprobación de (4) años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y viceversa. O por aprobación de (4) años de educación básica secundaria y CAP del SENA.
Funciones del cargo
- Recibir y radicar la correspondencia dirigida a la subdirección; archivar todos los documentos debidamente organizados y foliados, con los respectivos soportes, de acuerdo a las series documentales asignadas; y mantener los archivos documentales y magnéticos de acuerdo con las normas establecidas para el manejo y conservación de la correspondencia y archivo documental.
- Presentar anualmente las tablas de transferencia documental de acuerdo a los parámetros normativos establecidos.
- Alimentar semestralmente la tabla de retención documental y presentarlos para a secretaria general.
- Proyectar oficios internos requeridos para la revisión y firma del Subdirector, radicarlos en el programa MiDOC y distribuirlos a la dependencia pertinente.
- Atender personal y telefónicamente al público y fijar las citas de reuniones que sean autorizadas por el jefe. Llevar la respectiva agenda para recordatorio de compromisos.
- Llevar y mantener al día el archivo de cada uno de los proyectos que son ejecutados por la Subdirección desde la sede principal.
- Realizar los estudios de conveniencia de convocatorias de mínima cuantía de conformidad con las directrices impartidas y asesoría de contratación.
- Implementar el aplicativo PAPIRO en todos los procesos pre y pos contractuales de los proyectos a cargo del subdirector.
- Apoyar la realización de convenios y comodatos que sean solicitados por el jefe de la oficina bajo parámetros previamente establecidos por Secretaría General.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia de la Subdirección.
- Mantener actualizado el directorio telefónico del jefe de la Subdirección.
- Tramitar a Almacén los pedidos de elementos que sean autorizados por el Subdirector.
- Aplicar el Sistema de Gestión Documental y Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad.
- Revisar diariamente el correo institucional de la subdirección de recursos naturales. Informar al Subdirector solicitudes y novedades.
- Verificar cada cuatro meses el inventario del subdirector y reportar las novedades oportunamente.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de mejorar la calidad de las actividades realizadas en la Corporación en busca de la satisfacción del cliente interno y externo.
- Desarrollar todas aquellas actividades auxiliares indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento de la dependencia.
- Promover y participar activamente en los diferentes programas que se implementen con el objetivo de promover la mejora continua de las actividades realizadas en la Corporación en busca de la satisfacción del cliente interno y externo, Cumpliendo con los procesos y procedimiento establecidos por el Sistema de Gestión de Calidad.
- Consolidar informes trimestrales, bimensuales, de gestión, de indicadores y de riesgo.
- Enviar trimestralmente el consolidado de las PQR a la oficina de secretaria general.
- Las demás inherentes a la naturaleza del cargo y que le sean asignadas por el jefe inmediato.