Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar labores técnicas o tecnológicas conforme a las normas y procedimientos vigentes, en aras de garantizar la debida prestación del servicio del Hospital Mental de Antioquia.
Entidad
Ese Hospital Mental Antioquia.
Requisitos de estudios
Título de técnico o tecnólogo en gestión documental y afines o mínimo 7 semestres aprobados de una carrera profesional (sistemas de información y documentación o afines) del núcleo básico de conocimiento: bibliotecología, otros de ciencias sociales y humanas
Requisitos de experiencia
12 meses de Experiencia Relacionada
Funciones del cargo
- Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de documentos del archivo central activo y pasivo, según la normativa específica en materia de acceso.
- Proponer políticas y reglamentos necesarios para garantizar la clasificación, organización, administración, conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la institución, de acuerdo con la normatividad vigente.
- Participar activamente en la planeación, ejecución y evaluación del proceso de sistemas de información, específicamente de gestión documental para fortalecer el Sistema de Gestión de Calidad en permanente coordinación con los líderes de los procedimientos misionales, de apoyo y estratégicos y propender por la eficiente utilización de los recursos.
- Revisar y preparar propuesta de actualización de tablas de retención documental con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración.
- Participar en los proyectos, estudios e investigaciones que le corresponda al área a la que pertenece, para la oportuna realización de los planes, programas y proyectos.
- Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los archivos de gestión al Archivo General.
- Recopilar información y/o presentar los informes respectivos, de acuerdo con las instrucciones recibidas y solicitados por los diferentes entes de control.
- Impulsar el desarrollo de los archivos, mediante la organización técnica y la implementación de servicios que faciliten el acceso a los documentos que los conforman de acuerdo con la Ley General de Archivos u otras de carácter institucional.
- Realizar registro entrante y saliente de la correspondencia recibida y enviada producto de las actividades de la ESE.
- Participar en reuniones, comités o eventos académicos que le sean delegados por el Jefe inmediato.
- Implementar sistemas de información manuales y automatizados para optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información.
- Cumplir con el procedimiento de concertación de compromisos y aporte de evidencias, conforme a las normas de empleo público.
- Velar por la conservación de los documentos custodiados en el Archivo activo y pasivo. Convocar cada vez que sea necesario el comité de archivo y correspondencia con el fin de efectuar el análisis y documentación que reposa en el archivo para determinar su conservación o destrucción.
- Acatar las demás funciones inherentes a la naturaleza del cargo y las que le sean asignadas por el Jefe Inmediato o que le atribuya la ley.
- Sugerir la implementación de tecnologías avanzadas especializadas en el área de gestión documental de archivo y sistemas electrónicos archivísticos que se encuentran necesarios y optimicen los procesos.
- Ejecutar y hacer seguimiento a los programas y proyectos que tiene bajo su responsabilidad.
- Creación de estrategias para el control, localización y Digitalización de la información.
- Asesorar a las áreas y colaborar con ellas para la organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión.
- Emplear sistemas de información y expresar cambios para manejar de manera adecuada la información y los diferentes recursos que han sido puestos a disposición de la dependencia.
- Cumplir los procedimientos y actividades propias del área de desempeño, en función de los objetivos y metas trazadas en los planes de acción de la dependencia, siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno – MECI –
- Disponer del soporte documental necesario para comprobar la realización de actividades laborales reportadas, para la evaluación del desempeño.
- Acompañar en el avance de los programas, proyectos y actividades propias del área a la que pertenece, teniendo como marco los procesos y procedimientos existentes.
- Recibir y diligenciar los documentos relacionados con los asuntos correspondientes a su cargo y funciones, mientras se realiza la labor asignada y posteriormente reenviarlos al área de archivo correspondiente.