Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Diseño de métodos y pautas que al interior de la organización permitan portar adecuadamente la documentación de su interés y servirla en el momento oportuno a quien la requiera.
Entidad
Ese Salud Pereira.
Requisitos de estudios
Título de formación tecnológica en archivística y secretariado, gestión de sistemas de información documental y archivística y seis (6) meses de experiencia relacionada o laboral o aprobación de tres (3) años de educación superior en la modalidad de formación tecnológica o profesional o universitaria en áreas gestión de sistemas de información.
Requisitos de experiencia
quince (15) meses de experiencia profesional relacionada.
Funciones del cargo
- A. CRITERIOS DE DESEMPEÑO.
- Competencias Comunes:
- Orientación a resultados: Realizar las funciones y cumplir los compromisos organizacionales con eficacia y calidad; cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, las funciones que le son asignadas; asume la responsabilidad por sus resultados; compromete recursos y tiempos para mejorar la productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos; realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.
- Orientación al usuario y al ciudadano: Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los usuarios internos y externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad; atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de ciudadanos en general; considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o servicios; da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de conformidad con el servicio que ofrece la entidad; establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas; reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros.
- Transparencia: Hacer uso responsable y claro de los recursos públicos, eliminando cualquier discrecionalidad indebida en su utilización y garantizar el acceso a la información gubernamental; Proporciona información veraz, objetiva y basada en hechos; facilita el acceso a la información relacionada con sus responsabilidades y con el servicio a cargo de la entidad en que labora; demuestra imparcialidad en sus decisiones; ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables; utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.
- Compromiso con la Organización: Alinear el propio comportamiento a las necesidades, prioridades y metas organizacionales; Promueve las metas de la organización y respeta sus normas; antepone las necesidades de la organización a sus propias necesidades; apoya a la organización en situaciones difíciles; demuestra sentido de pertenencia en todas sus actuaciones.
- Competencias Comportamentales:
- Experticia Técnica: Entender y aplicar los conocimientos técnicos del área de desempeño y mantenerlos actualizados. Capta y asimila con facilidad conceptos e información; aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas; analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización; comprende los aspectos técnicos y los aplica al desarrollo de procesos y procedimientos en los que está involucrado; resuelve problemas utilizando sus conocimientos técnicos de su especialidad y garantizando indicadores y estándares establecidos.
- Trabajo en equipo: Trabajar con otros para conseguir metas comunes. Identifica claramente los objetivos del grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos; colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales.
- Creatividad e innovación: Presentar ideas y métodos novedosos y concretarlos en acciones. Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas; es recursivo, es práctico, busca nuevas alternativas de solución; revisa permanentemente los procesos y procedimientos para optimizar los resultados.
- B. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES
- ? Normas Técnicas Colombianas para la Elaboración y Presentación de Documentos.
- ? optimas cualidades en redacción.
- ? Normas de calidad en la elaboración de documentos.
- ? Relaciones Humanas
- ? Normas y legislación vigentes aplicadas a los procedimientos para la recepción y el despacho de los documentos
- ? excelentes conocimientos en sistemas y software señalado la empresa para el manejo de documentos y archivo.
- ? Principios y normas archivísticas.
- ? Conocer el sistema obligatorio de garantía y calidad.
- ? Redactar, digitar y transcribir los documentos de acuerdo con su tipo y las normas vigentes.
- ? Recibir los documentos de acuerdo con la política institucional y normativa vigente.
- ? Despachar los documentos que lleguen a la entidad de acuerdo con la política institucional y la normativa vigente.
- ? Clasificar los documentos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y normativa vigente.
- ? Ordenar los documentos según procedimientos establecidos y normativa vigente.
- ? Describir los documentos de acuerdo con procedimientos establecidos.
- ? Archivar los documentos institucionales según Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental.
- ? Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la Organización.
- ? Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de cortesía.
- ? Brindar información a los clientes, personal y por medios tecnológicos.
- ? Ser cuidadoso con la clasificación de la papelería en cuanto a tamaño y calidad y con la identificación de los útiles, elementos, muebles y equipos requeridos para el proceso de digitación y de transcripción; su manejo y funcionamiento
- ? Hacer la identificación, selección y disposición de los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos.
- ? Ser Responsable con la identificación e interpretación de la estructura orgánico-funcional de la empresa y con la identificación de las tablas de Retención Documental
- ? Tener Objetividad con la interpretación y aplicación de los manuales de operación de los equipos utilizados en el proceso de recibo de documentos; en la utilización de los formatos, planillas y software para el registro y control de los documentos recibidos, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible.
- ? Aplicar los procedimientos para clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta el cuadro de clasificación, el ciclo vital del documento, las tablas de retención documental y las normas y principios archivísticos.
- ? Ser preciso en el archivo de los documentos respetando los principios y procedimientos archivísticos, normas y legislación vigente y en la conservación de la documentación en unidades de conservación que cumplan con las especificaciones técnicas y tiempo de retención.
- ? Ser riguroso en la aplicación del manual de gestión documental y los principios y sistemas de ordenamiento de documentos de acuerdo con la normativa vigente y con la aplicación del sistema de gestión de la calidad en la ordenación de los tipos documentales