Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de apoyo administrativo que garanticen la gestión del proceso de Manejo de la agenda del gerente, atención al público, correspondencia, archivo de la documentación de gerencia.
Entidad
Ese Hospital Local San Martin Loba.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y cursos de secretariado.
Alternativas:
- NO REPORTAN
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionados con el cargo.
Funciones del cargo
- Organizar y responder por la eficiencia en las actividades secretariales en la gerencia.
- Asistir a las instancias superiores en los asuntos administrativos que le competan.
- Coordinar los aspectos logísticos para llevar a cabo las reuniones que deba organizar su jefe inmediato.
- Tomar dictados y hacer transcripciones en computador de notas, cartas, memorandos, informes, lo mismo que las actas de los asuntos tratados en reuniones y conferencias.
- Redactar oficios y tramitar correspondencias, de acuerdo con las instrucciones.
- Atender al público, personal o telefónicamente, e informar al funcionario competente sobre los asuntos donde se deban tomar decisiones de carácter importante en la gestión de la ESE.
- Coordinar la agenda del jefe inmediato, informándole oportunamente de los compromisos adquiridos.
- Recibir, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentos tramitados en la dependencia, de acuerdo con las prioridades recibidas.
- Mantener actualizado y ordenado el archivo de los documentos que se tramiten en la dependencia.
- Participar en las actividades que se realicen con el fin de procurar el desarrollo humano y el bienestar del equipo de trabajo.
- Procurar la provisión y responder por la racionalización y buen uso de los implementos de trabajo.
- Velar por la buena imagen de la entidad y la adecuada presentación de la oficina.
- Implementar adecuadamente el Archivo de su dependencia según la Ley General de Archivo (594 de 2004).
- Velar por el correcto uso y mantenimiento del equipo y los elementos a su cargo.
- Mantener actualización la escala salarial de la entidad.
- Llevar el control sobre los procesos de inducción y entrenamiento del personal que ingresa a la ESE.
- Llevar el control sobre el lleno de requisitos del personal que ingresa a la institución mediante vinculación ó contratación de servicios.
- Llevar control sobre los actos administrativos generados por la Junta Directiva y la Gerencia, en cuanto a su orden cronológico y su adecuado archivo.
- Llevar control sobre las actas de Junta Directiva y los documentos soporte de cada reunión.
- Elaborar los informes que sean requeridos por los diferentes entes de control en las fechas estipuladas referentes a información que es generada desde éste puesto de trabajo.
- Implementar la cultura del autocontrol en cada una de sus funciones y responsabilidades.
- Desarrollar todos los pasos del proceso y procedimientos de su competencia.
- Implementar procedimientos de seguridad a fin de garantizar que la información contenida en el software no se altere o desaparezca (copias de seguridad tanto de los aplicativos como de otros archivos en Word, Excel y otros).
- Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato o surjan de la naturaleza de la dependencia o le sean asignadas por la autoridad competente.