Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad

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Bachillerato completo en cualquier modalidad

Alternativas:

• Bachiller con énfasis en secretariado. técnico o tecnologo en secretariado.

seis meses de experiencia relacionada

• Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
• Mantener en orden el archivo de la oficina.
• Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
• Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina.
• Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.
• Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
• Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional.
• Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
• Colabora en la elaboración y programación del presupuesto de egresos e ingresos.
• Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
• Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por la gerente, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de control, entre otros.
• Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en
• caso de emergencia.
• Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.
• Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es per sonal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella.
• Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones del Tránsito como en la vía pública.
• Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones. 17.
• Apoyar al Secretario en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan al despacho.
• Mantener contacto directo con el personal de la Secretaría en aras de apoyar al Secretario en las diferentes decisiones administrativas.
• Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la corporación Municipal.
• Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene e en razón del cargo.
• Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.
• Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.