Descripción
Organizar y velar por el correcto funcionamiento de la dependencia, en cuanto a los servicios que en ella se brinden, especialmente en la organización de archivos, atención al público, transcripciones y dotación de papelería y útiles para la oficina y ejecutar las actividades que le correspondan para el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la entidad
Entidad
Ese Hospital Local San Fernando Bolivar.
Requisitos de estudios
Bachillerato completo en cualquier modalidad
Alternativas:
- Bachiller con énfasis en secretariado. técnico o tecnologo en secretariado.
Requisitos de experiencia
seis meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia.
- Mantener en orden el archivo de la oficina.
- Recibir, radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la oficina y controlar el recibo correcto por parte del destinatario.
- Atender las llamadas telefónicas y al público o funcionarios que se presentan a la oficina.
- Redactar la correspondencia que le indique el Secretario.
- Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
- Proyectar y preparar los convenios de carácter institucional.
- Tramitar todas las cuentas pertinentes a la dependencia.
- Colabora en la elaboración y programación del presupuesto de egresos e ingresos.
- Apoyar la implementación del sistema de Control Interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control in terno.
- Dar respuesta oportuna y veraz a los informes solicitados por la gerente, la Unidad de Control Interno o cualquier otro organismo de control, entre otros.
- Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en
- caso de emergencia.
- Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.
- Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es per sonal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella.
- Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones del Tránsito como en la vía pública.
- Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones. 17.
- Apoyar al Secretario en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan al despacho.
- Mantener contacto directo con el personal de la Secretaría en aras de apoyar al Secretario en las diferentes decisiones administrativas.
- Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la corporación Municipal.
- Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene e en razón del cargo.
- Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.
- Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.
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