Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de soporte a la gestión administrativa de la entidad en las áreas: financiera, contable, facturación, costos, archivo y sistemas de información para garantizar la atención integral al cliente interno y externo y el cumplimiento en la rendición de informes a los diferentes entidades y organismos de control
Entidad
Ese Hospital San Vicente Paul Santuario.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad y curso específico relacionado con el cargo
Alternativas:
- El cargo no tiene ninguna alternativa o equivalencia
Requisitos de experiencia
seis (6) mese de experiencia Relacionada
Funciones del cargo
- Consolidar la documentación establecida por cada entidad para soportar la cuenta, elaborar la factura o cuenta de cobro respectiva y presentarla para su radicación en el tiempo establecido
- Velar por la custodia, actualización y manutención del archivo de la institución de acuerdo a lo estipulado en las tablas de retención documental
- Suministrar papelería de registro y llevar el control del consumo de los mismos en todas la áreas del hospital; haciendo inventario de la misma y manteniendo actualizado los stock de estos
- Suministrar historias clínicas a los pacientes que así lo requieran o abrir una en caso de ser necesario, realizar el archivo posterior de la misma observando que no haya ninguna inconsistencia
- Asentar diariamente los registros contables establecidos en la institución dando cumplimiento a la normatividad vigente en la materia, con el fin de poder conocer la situación financiera de la entidad en forma oportuna
- Llevar asuntos secretariales de elaboración de cartas, certificados laborales, constancias laborales, tiempos de servicio, revisión de correo electrónico, entre otros
- Realizar las actividades de carácter administrativo necesarias para desarrollar los procesos específicos de la unidad organizativa en la que desempeña su trabajo
- Atender al público que ingresa a la institución brindándole la orientación e información necesaria para acceder en forma oportuna al servicio solicitado
- Atender a los clientes internos que acudan a la dependencia y suministrarles de manera precisa y oportuna la información y la orientación requerida y/o la entrega de documentos solicitados y relacionados con la misión del área y los procedimientos establecidos
- Realizar actividades administrativas varias: atención telefónica y gestión de llamadas, archivo de documentación, organización de agendas, gestión de envíos y correspondencia, control y archivo de documentación y expedientes
- Ajustar la cartera de las entidades contratantes de acuerdo a los pagos efectuados y entregar informe mensual a la gerencia
- Recepción y Archivo de Documentos de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención documental y organizarlos en el archivo central de la institución
- Coordinar la gestión de mensajería, entrega oportuna de documentos, cheques, consignaciones, y correspondencia de la institución
- Verificar la consistencia y contenido de los RIPS a través de la validación de los mismos diariamente
- Mantener actualizada la base de datos de los usuarios de cada entidad contratante
- Estar al día en la tramitación y revisión de expedientes contables, de contratistas y documentación
- Mantener actualizado el archivo de la dependencia de acuerdo con los registros de carácter técnico, administrativo y financiero y las normas previstas en el archivo general de la Nación presentando los informes correspondientes
- Apoyar los Departamentos de Tesorería y Contabilidad, en la elaboración de cheques, entrega de cheques, hacer firmar comprobantes de egreso y establecer comunicación directa con los proveedores y clientes internos y externos que soliciten información sobre pagos y otros asuntos
- Atender la ventanilla única institucional, conforme a lo establecido en la normatividad vigente
- Digitar y consolidar mensualmente la información reportada por cada una de las áreas en el software de costos y entregar los informes al comité
- Velar porque la facturación institucional se genere de acuerdo a las normas establecidas y cumpliendo con todos los parámetros necesarios para contar con información veraz y confiable
- Almacenar y actualizar las bases de datos de los servicios facturados por persona, entidad contratante, régimen de afiliación y unidad de negocio
- Gestionar los informes contables y administrativos solicitados por la Dirección y/o por los entes de control externo
- Redactar informes, preparar documentos, elaborar listados y estadísticas propias del área en la que desarrolla sus funciones
- Tener actualizada la agenda tanto telefónica como de direcciones y reuniones
- Administrar y desarrollar los procedimientos para el manejo y control de las Historias clínicas en la Institución