Estado
La convocatoria 426 – ESE ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Prestar servicios del nivel Asistencial a la Empresa en la ejecución de los procedimientos relacionados con el Proceso de Gestión de Talento Humano, aplicando las normas técnicas y legales vigentes, garantizando la oportunidad y calidad de la contribución del empleo al cumplimiento de la Misión Social y Financiera de la E.S.E.
Entidad
Ese Hospital Departamental Psiquiatrico Universitario Valle.
Requisitos de estudios
– Título de Bachiller – Certificado de Aptitud Ocupacional o aprobación de dos (2) años de educación superior, en disciplinas académicas administrativas, económicas, contables, financieras, de sistemas o afines. FORMACIÓN: – Certificado de capacitación en administración documental en el entorno laboral – Certificado de capacitación en Manejo Básico de herramientas ofimáticas.
Alternativas:
- Ítem No Aplica
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral relacionada.
Funciones del cargo
- Responder y custodiar las Historias Laborales de los funcionarios, exfuncionarios, jubilados y contratistas de la institución, garantizando su conservación e integridad, realizando el registro de préstamo al personal autorizado.
- Registrar las actividades realizadas de manera adecuada, completa y oportuna en los formatos estandarizados de acuerdo a los procedimientos establecidos, a los Sistemas de Gestión de la institución y a la normatividad vigente.
- Asegurar el cumplimiento de requisitos de ingreso y mantener actualizadas las Historias Laborales de los funcionarios del Hospital, dando cumplimiento a las normas legales vigentes, y requisitos establecidos por el Sistema de Gestión Documental y por la Institución.
- Ejecutar las actividades de su responsabilidad y las resultantes de la elaboración de los planes de acción y de mejoramiento conforme a los Sistemas de Gestión Institucional.
- Cumplir la normatividad que rige a las Empresas Sociales del Estado, los Sistemas de Gestión propios del sector, las políticas Institucionales y participar en las actividades programadas para dar cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional.
- Cumplir con los procedimientos, planes y programas del proceso de gestión en el cual participa, de acuerdo con los estándares de calidad definidos por la normatividad vigente y la organización.
- Realizar tareas secretariales entre otras:
- a.- Atender personal y telefónicamente a los clientes internos y externos;
- b.- Recibir y trasmitir mensajes de manera precisa y oportuna dando la información requerida;
- c.- Orientar a los clientes internos y externos en los trámites y demás aspectos administrativos de la dependencia;
- d.- Citar a reuniones de los comités de la dependencia y registrar en la agenda las reuniones que sean autorizadas por el Líder de Programa y brindar apoyo secretarial en los comités.
- e.- Tramitar los pedidos de útiles de papelería, equipos y órdenes de mantenimiento requeridos por la dependencia oportunamente y mantener actualizada las existencias de útiles y materiales de consumo de oficina.
- Elaborar las novedades de personal para ser entregadas mensualmente con veracidad y oportunidad al responsable de nómina.
- Mantener actualizada la base de datos del cumplimiento, disfrute y compensación de vacaciones,
- a.- Registrar los soportes oportunamente del cumplimiento, disfrute y compensación de vacaciones;
- b.- Informar a los Líderes de Programa el cumplimiento de vacaciones del personal a su cargo para que elaboren la programación anual de vacaciones.
- c.- Consolidar la programación anual de vacaciones de las diferentes áreas.
- d.- Informar al líder de programa las no conformidades.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos recepcionados en la dependencia, lo que implica:
- a.- Recibir, revisar el documento y soportes, clasificar, radicar, escanear cuando sea pertinente y organizar la correspondencia de manera oportuna, para el conocimiento del Líder de Programa;
- b.- Realizar la distribución de acuerdo con los procedimientos o las instrucciones del Líder de Programa, para el trámite que corresponda;
- c.- Hacer seguimiento de los documentos de acuerdo a su clasificación (respuesta o archivo);
- d.- Controlar el documento (registrar en base de datos la trazabilidad para asegurar la oportunidad de respuesta en los tiempos de ley);
- e.- Informar al líder de programa las no conformidades.
- Participar en la inducción, reinducción, entrenamiento y capacitación del talento humano a partir de las necesidades detectadas y buscando alcanzar las competencias y el desarrollo de las habilidades que garanticen la calidad en la prestación del servicio.
- Garantizar la trazabilidad de los Documentos Administrativos generados por la dependencia, lo que implica:
- a.- Elaborar con oportunidad los Documentos Administrativos: de texto (en papel), iconográficos, sonoros y/o electrónicos;
- b.- Realizar su validez formal (recolección de firmas);
- c.- Realizar la notificación, publicación o comunicación de ley;
- c1.- De acuerdo a los efectos jurídicos o informativos;
- c2.- De acuerdo a su clasificación: de Decisión (acuerdos, resoluciones), de Transmisión (notificaciones, circulares, anuncios, oficios, notas interiores, cartas), de Constancia (actas, certificados, diligencias), de Juicio (informes, propuestas);
- d.- Control y seguimiento;
- e.- Aplicar el sistema de gestión documental.
- Mantener la reserva y confiabilidad de la información a la que tenga acceso en ejercicio de sus funciones.
- Elaborar y presentar los informes relacionados con sus funciones, requeridos por los entes de control internos y externos con la periodicidad y oportunidad establecida en la norma o de acuerdo a la necesidad
- Garantizar la Organización, uso, elaboración de inventarios documentales, manejo y conservación de los documentos de archivo, de la dependencia (Archivos de Gestión).
- Custodiar, responder y hacer uso racional de los insumos, inventarios y elementos devolutivos bajo su responsabilidad
- Mantener permanentemente actualizada la información de los tributos aplicados a los actos o documentos administrativos, para que estos sean cobrados con oportunidad y de conformidad con la Ley.
- Mantener actualizado el archivo de Historias Laborales de funcionarios, exfuncionarios y jubilados del Hospital conforme a las normas legales vigentes del Sistema de Gestión Documental.
- Ejecutar todas las actividades inherentes a los procedimientos de ingreso y retiro del talento humano del Hospital.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Cumplir con la política, objetivos, metas del SG-SST, acatar las instrucciones y participar en las actividades de SST.